Genera i descarrega exportacions

Les exportacions converteixen informació del club en fitxers destinats a revisió, comptabilitat o compliment normatiu. El contingut pot incloure dades personals o econòmiques, per açò només s’ha de compartir amb els accessos mínims i una finalitat definida.

Abans de començar

Confirma el tipus d’informació, l’interval i la persona destinatària. Evita generar períodes més amplis del necessari. Assegura’t que la persona que descarrega el fitxer té permís i un lloc segur on guardar-lo.

Pas a pas

1. Obre Exports

Al tauler, entra a Exports. Fes servir les pestanyes Comptabilitat, Inspecció de treball i Inscripcions per consultar l’historial. Les exportacions d’inscripcions es generen des de cada formulari; esta última pestanya en mostra l’historial.

2. Defineix el període i l’abast

Polsa Export nou, selecciona el tipus de paquet, indica el període i el format i completa les opcions necessàries. Comprova que l’interval siga vàlid i que només inclogui la informació sol·licitada.

A Inspecció de treball, tria PDF o CSV. La descàrrega serà un ZIP amb un fitxer per cada treballador amb fitxatges dins de l’interval, encara que només n’hi haja un. Descomprimeix el ZIP i comparteix només el fitxer de la persona corresponent. Els noms inclouen un número per distingir els treballadors amb el mateix nom.

Els PDF fan servir els colors de Clybo’, mantenen les dades legals del club i repeteixen la identificació del treballador i les columnes a cada pàgina. El període complet i les hores es mostren segons la zona horària configurada al club. Els fitxatges corregits i anul·lats continuen visibles com a historial, però no se sumen al temps treballat. Si no hi ha fitxatges, el ZIP conté un avís sin-fichajes.txt.

Les descàrregues generades anteriorment mantenen el seu format original. Genera una exportació nova per obtenir els fitxers individuals.

3. Exporta les inscripcions d’un formulari

Les inscripcions no s’exporten des d’Export nou. Hi ha dos accessos. El més ràpid està en Inscripcions: el botó Exportar inscripcions, al costat del selector de formulari, obri el modal per al formulari triat en el selector. Si el selector està en Todos los formularios, exporta tots els formularis amb inscripcions, un fitxer per formulari, amb totes les columnes i sense triar columnes, ordre ni vista prèvia. El selector només llista formularis amb inscripcions, inclosos els arxivats, i el botó es desactiva si no n’hi ha cap. L’altre accés està en Formularis: obri el menú d’accions de la fila i tria Exportar inscripcions, o selecciona diversos formularis i polsa Exportar en la barra d’accions, que també exporta cada formulari per separat sense opcions ni vista prèvia. Necessites permisos d’administració del club.

El modal Exportar inscripcions té dos passos. En el primer definixes les opcions:

• Format: Excel (XLSX) apareix primer, marcat com a Recomanat i seleccionat per defecte; s’obri en Excel, Numbers i Google Sheets. CSV genera text separat per comes, per a importar-lo en altres programes. PDF crea una llista per a imprimir amb el logotip i els colors del club.
• Columnes a exportar: marca les que necessites, agrupades en Esportista, Tutor/a / contacte, Pagament, Respostes del formulari, Consentiments i Documents. Els botons Totes i Cap seleccionen o buiden el conjunt.
• Ordenar per: tria Data d’inscripció o qualsevol de les columnes marcades, en ordre Ascendent o Descendent. Les columnes de text s’ordenen alfabèticament sense distingir accents ni majúscules; els valors buits van al final.
• Afegir una casella a l’inici de cada fila: només en PDF. Imprimix un requadre buit en cada fila per a passar llista en paper.
• Incloure dades sensibles (mèdics, document, telèfon): són dades especialment protegides (RGPD art. 9). Activa-ho només si la persona destinatària les necessita.
• Filtrar per estat (opcional): Pendents, Revisades, Acceptades, Rebutjades o Abandonades.

El PDF és apaïsat. Fins a 7 columnes ixen en taula; amb més, una fitxa per inscripció, i la casella apareix al costat del títol de cada fitxa. La capçalera inclou el logotip guardat en Configuració → Identitat visual; si no n’hi ha, només porta text. La capçalera i els encapçalaments de la taula utilitzen el color principal del club quan és prou fosc per a llegir-se sobre blanc; si no ho és, utilitzen el color secundari, i si tampoc, el negre. Els clubs sense colors de marca reben el granat de Clybo’.

Polsa Veure la vista prèvia. La Vista prèvia mostra les 15 primeres files tal com eixiran en el fitxer: els mateixos encapçalaments en castellà, el mateix ordre i el mateix format. En CSV i Excel comença per Estado, Código, Fecha de inscripción i Revisada el; en PDF comença per Nº i, si l’has activada, la casella. Voràs el total d’inscripcions i l’avís «Es mostren les 15 primeres.» quan n’hi haja més. Si has inclòs dades sensibles, apareixen ocultes en la vista prèvia, però sí que van en el fitxer. Si cap registre complix els filtres, voràs «No hi ha inscripcions amb estos filtres.» i no podràs generar el fitxer. Utilitza Canviar les opcions per a tornar arrere o Generar export per a continuar.

A partir d’ací el flux és el mateix que en la resta d’exportacions: el fitxer es prepara en segon pla, el modal oferix Descarregar quan està a punt, l’enllaç caduca al cap de 7 dies i l’historial queda en Exports → Inscripcions.

4. Inicia la generació

Polsa Genera l’exportació. Els fitxers grans es preparen en segon pla; no repeteixis la sol·licitud si triga una estona. Consulta’n l’estat a l’historial.

5. Descarrega i valida

Quan aparegui com a disponible, polsa Mostra i després Descarrega. Revisa el contingut del paquet i la data de caducitat de l’enllaç; descarrega el fitxer i comprova’n les files, les dates, la moneda i els totals abans d’enviar-lo a una altra persona o sistema.

Si has de lliurar l’exportació a la gestoria, descarrega el fitxer i envia’l pel teu compte. Clybo’ no l’envia directament a la gestoria.

A l’iPhone, l’app de gestió instal·lada pot obrir una vista prèvia del fitxer o Safari. Fes servir les opcions per compartir-lo o guardar-lo d’eixa finestra; tria Guarda a Arxius quan estigui disponible i comprova que se n’haja guardat una còpia. Tancar la vista prèvia no confirma que s’haja guardat el fitxer. Consulta Instal·la l’app de gestió del club per revisar estes opcions i els límits de l’app instal·lada.

6. Revoca-la quan ja no calga

Fes servir la revocació per impedir noves descàrregues des de Clybo’. No elimina les còpies que ja s’hagen descarregat, per tant també has d’aplicar la política interna del club.

Si alguna cosa no funciona

• La generació continua pendent: actualitza l’historial i evita crear duplicats.
• Es rebutja l’interval: comprova l’ordre de les dates i els límits indicats al formulari.
• Falten registres: revisa els filtres, el període i l’estat de les dades d’origen.
• El fitxer no s’obre correctament: torna’l a descarregar i utilitza una aplicació compatible amb el format.
• El PDF d’inscripcions ix sense el color del club: el color principal no era llegible sobre blanc i s’ha utilitzat el secundari o el negre. Ajusta els colors en Configuració → Identitat visual i genera un export nou.
• El PDF d’inscripcions no mostra el logotip: comprova que hi ha un logotip guardat en Configuració → Identitat visual i que és PNG o JPEG. Els PDF ja generats no canvien en actualitzar-lo.

Pas següent

Per al registre laboral, utilitza Revisa el registre horari del personal. Per entendre els documents econòmics, consulta Emet i gestiona factures o rebuts.