Revisa el registre horari del personal

El registre horari agrupa les entrades i sortides del personal i les correccions que hi facis. La pantalla no es basa en fitxatges aïllats, sinó en jornades: una fila per persona i dia, amb els trams treballats, el total i l’estat. Totes les correccions conserven el motiu i el rastre.

Abans de començar

Defineix qui pot revisar i corregir les jornades. Demana al personal que faci servir el seu propi compte i evita compartir accessos. Reuneix la justificació abans d’afegir o modificar manualment un registre.

Les hores previstes provenen del calendari d’entrenaments i de l’horari de cada persona als seus equips: amb Tot l’horari se n’espera cada sessió sencera; amb Només algunes franges, només la part que té assignada. Una substitució o un canvi en una sessió concreta (Personal de la sessió al Calendari) s’aplica a sobre: la persona substituïda deixa de tenir aquesta sessió prevista i qui la substitueix la té, encara que no sigui a l’equip. Ho configures a Equips, tal com explica Gestiona la plantilla, els horaris i els entrenadors d’un equip. Si el club no té entrenadores assignades a equips amb horari, la pantalla amaga les columnes d’hores previstes i desviació, en lloc de mostrar un zero que semblaria una dada real. Abans de la Data d’alta d’una persona a la seva fitxa de Personal, i després de la seva baixa, no se li espera cap torn: aquests dies no sumen hores previstes ni apareixen com a Dia sense fitxar.

Pas a pas

1. Tria la vista que necessites

Entra a Registre horari. A la part superior tens tres vistes de les mateixes dades:

• Dia — una fila per persona amb la seva línia de temps de 07:00 a 23:00, el total del dia i l’estat. La barra granat mostra l’horari registrat i la línia grisa discontínua inferior mostra l’horari previst segons el calendari. Així pots veure d’un cop d’ull si algú ha entrat o sortit abans o després del que s’esperava. És la vista predeterminada.
• Setmana — una matriu de persona per dia: cada cel·la inclou les hores d’aquell dia i s’acoloreix segons la quantitat.
• Mes — el calendari d’una persona cada vegada, que tries amb els selectors de la part superior.

Prem qualsevol cel·la de la setmana o qualsevol dia del calendari per obrir-lo a la vista Dia.

2. Revisa què requereix la teva atenció

El panell de la dreta agrupa les incidències del mes. N’hi ha exactament tres:

• Entrada sense sortida — algú ha fitxat l’entrada i no ha tancat la jornada. Aquesta jornada no suma hores.
• Torn de més de 12 h — una jornada supera el límit de 12 hores continuades.
• Dia sense fitxar — la persona tenia un torn previst i no ha fitxat ni l’entrada ni la sortida.

Cadascuna inclou una acció directa i un enllaç per obrir aquell dia. El botó Només incidències de la barra mostra únicament les files amb incidència, inclosos els dies sense cap fitxatge.

Si revises un dia sense fitxar o un torn de més de 12 hores i no hi ha res a corregir, prem Descarta a la seva targeta. La incidència deixa de demanar atenció (un dia sense fitxar passa a Revisada; un torn llarg continua com a jornada tancada), però les hores previstes continuen comptant en la desviació del mes, a diferència de marcar el dia com a no treballat. Ho pots desfer amb Desfés a l’avís que apareix o, més tard, amb Restaura l’avís a la fila d’aquell dia. Una entrada sense sortida no es pot descartar: s’ha de tancar. Tampoc no es descarta un torn llarg que tingui una sol·licitud de rectificació pendent. Cada descart i cada restauració queden al registre d’auditoria. Si després canvies els fitxatges d’aquell dia (afegir, corregir, anul·lar o tancar una jornada), el descart es retira sol i, si la incidència continua, torna a aparèixer.

Sol·licituds de rectificació. El personal pot proposar des de la seva app l’hora real d’una jornada sense sortida o de més de 12 hores. Les veuràs a la targeta Sol·licituds de rectificació, damunt de les incidències, i a la campana; el menú Registre horari mostra quantes n’hi ha de pendents. Cada sol·licitud indica el que s’ha registrat, el que proposa la persona i el seu motiu:

• Aprovar registra les hores proposades com a fitxatges manuals.
• Revisar obre el detall: pots ajustar l’entrada i la sortida abans de prémer Aprovar i corregir, amb una nota opcional.
• Rebutjar exigeix un motiu, que rep la persona. La incidència continua oberta i pot enviar una altra proposta.

La incidència enllaçada mostra Sol·licitud pendent i Veure la sol·licitud. Si canvies la jornada per una altra via (la tanques, la corregeixes o l’anul·les), la sol·licitud es marca sola com a substituïda; si la jornada ja no té res a rectificar, només admet Marcar com a substituïda. Ningú no pot resoldre la seva pròpia sol·licitud. La persona rep un avís amb la decisió, el fitxatge original es conserva i tot queda al registre d’auditoria.

3. Tanca una jornada oblidada

Prem Tanca la jornada a la incidència. S’obre el mateix formulari Afegeix un fitxatge manual, amb el treballador, el tipus Sortida i la data de la jornada ja seleccionats. Aquests tres camps queden fixats per tancar l’entrada correcta; pots canviar l’hora, el motiu i la nota opcional. Clybo’ proposa una hora de sortida a partir del torn previst d’aquesta persona; corregeix-la si no va ser així i escriu el motiu, que és obligatori. En confirmar, es registra la sortida que faltava com a fitxatge manual i la incidència desapareix.

La sortida ha de ser posterior a l’entrada i del mateix dia: una jornada no travessa la mitjanit. Si algú ha treballat de nit, registra dues jornades. Si aquesta persona va tornar a fitxar l’entrada el mateix dia, la sortida ha de ser anterior a aquesta nova entrada. Si una altra persona del panell ja ha tancat la jornada mentre tenies el formulari obert, Clybo’ t’avisa que ja té sortida i no en registra una segona: torna a carregar el registre.

4. Corregeix, anul·la o afegeix un fitxatge

Sota les jornades tens el registre del dia: la llista cronològica de fitxatges amb l’hora, la persona i la indicació de si eren manuals. Des d’allà pots editar-ne o anul·lar-ne qualsevol indicant-ne el motiu.

Fes servir Afegeix un fitxatge manual, a la dreta de la barra del cercador, de les vistes Dia / Setmana / Mes i de Només incidències, quan falti un fitxatge legítim. En pantalles estretes, el botó pot passar a la línia següent. Si un registre és incorrecte, anul·la’l explicant-ne la causa en lloc de crear moviments compensatoris difícils d’interpretar: els fitxatges anul·lats es conserven ratllats, mai no s’esborren.

Clybo’ comprova cada canvi manual amb la resta del dia d’aquesta persona. Una sortida ha de tancar una entrada oberta del mateix dia: si falta la jornada sencera, afegeix primer l’entrada i després la sortida. Tampoc no s’accepta un canvi que alteraria una altra jornada del dia, com ara posar una entrada dins d’una jornada ja tancada o moure una sortida més enllà de l’entrada següent. Si dues persones del panell canvien alhora els fitxatges de la mateixa persona, s’apliquen un darrere l’altre i la segona rep un avís si ja no encaixa. Per passar una jornada sencera a un altre dia, anul·la’n els fitxatges i afegeix-los al dia correcte; corregir-ne només un deixaria la jornada incompleta. Una sortida i una entrada a la mateixa hora es llegeixen com dos blocs seguits: primer acaba l’un i després comença l’altre.

5. Marca un dia com a no treballat

Si la persona no ha treballat, prem Marca com a no treballat a la incidència Dia sense fitxar, o bé la icona del calendari ratllat de la seva fila a la vista Dia. Aquesta acció requereix permisos de gestor i està disponible per als dies passats o per a avui, sempre que no hi hagi fitxatges vigents.

Escriu un motiu d’almenys quatre caràcters —per exemple, dia lliure, assumptes personals, vacances o una altra raó que justifiqui aquell dia— i prem Desa.

El dia passa a No treballat, mostra el motiu a la vista Dia i deixa de constar com a incidència. No es crea cap entrada ni sortida, no suma hores treballades i les hores previstes es descompten del còmput del registre. El calendari d’entrenaments dels equips no canvia. Setmana i Mes també identifiquen aquell dia.

Pots tornar a obrir la icona per corregir-ne el motiu; cada desament conserva l’autor, la data i el motiu al registre d’auditoria. Si després hi afegeixes un fitxatge real, el registre torna a calcular la jornada a partir dels fitxatges i la justificació anterior es manté a l’auditoria.

6. Consulta el registre d’auditoria

Al panell de la dreta, Mostra el registre d’auditoria indica qui ha creat o modificat cada fitxatge o ha justificat un dia no treballat, quan ho ha fet i amb quin motiu. És el que es presenta a la Inspecció de Treball quan pregunta per una correcció.

7. Genera l’exportació

Quan necessitis lliurar el registre, prem Genera l’exportació a la mateixa targeta del Reial decret 8/2019 i tria l’interval i les seccions sol·licitades. Revisa el resultat abans de compartir-lo i conserva’n l’accés només durant el temps necessari. Les baixades anteriors continuen disponibles a Exportacions.

Com es compten les hores

• Totes les hores es mostren i s’introdueixen a la zona horària del club, no a la del dispositiu. Si consultes el registre des d’un altre país, veuràs les mateixes hores que ha marcat el rellotge del club, i una hora que escriguis manualment es desarà com a hora del club.
• Una jornada suma la diferència entre la sortida i l’entrada. Les jornades sense tancar no sumen hores i compten com a incidència.
• Una jornada suma els minuts entre l’hora d’entrada i la de sortida que veus (HH:MM), sense comptar segons: una jornada de 17:00 a 18:00 són 60 min.
• El total del mes va del dia 1 a l’últim dia del mes i sempre coincideix amb la suma de les cel·les del calendari d’aquella persona.
• Si una persona entrena dos equips alhora, aquella estona compta una sola vegada en les seves hores previstes: de 17:00 a 20:30 amb un equip i de 18:00 a 21:00 amb un altre són 4 h previstes aquell dia, no 6,5 h. El mateix val per a les hores de cada dia a la vista Setmana de la seva fitxa i per a les seves Hores/setmana.
• La desviació és la diferència entre les hores registrades i les previstes, amb el signe corresponent. Es marca en vermell quan la persona està molt per sota del que tenia previst.

A Inspecció de treball, tria PDF o CSV. La baixada serà un ZIP amb un fitxer per cada treballador amb fitxatges dins l’interval, encara que només n’hi hagi un. Descomprimeix el ZIP i comparteix només el fitxer de la persona corresponent. Els noms inclouen un número per distingir els treballadors que tenen el mateix nom.

Els PDF fan servir els colors de Clybo’, mantenen les dades legals del club i repeteixen la identificació del treballador i les columnes a cada pàgina. El període complet i les hores es mostren a la zona horària configurada del club. Els fitxatges corregits i anul·lats continuen visibles com a historial i no sumen temps treballat. Si no hi ha fitxatges, el ZIP inclou un avís sin-fichajes.txt.

Les baixades generades anteriorment mantenen el format original. Genera una exportació nova per obtenir els fitxers individuals.

Si alguna cosa no va bé

• Falta una persona: comprova que continuï activa al club i que tingui fitxa de personal. Qui hagi causat baixa continua apareixent als mesos en què va fitxar.
• No pots marcar un dia com a no treballat: no pot ser futur ni tenir fitxatges vigents. Revisa i corregeix els fitxatges erronis abans de justificar el dia.
• No pots tancar la jornada: l’hora de sortida ha de ser posterior a l’entrada i del mateix dia; el motiu és obligatori.
• No veus les hores previstes ni la desviació: el club no té entrenadores assignades a equips amb horari en aquella temporada, o totes tenen Només algunes franges sense cap de marcada; assigna-les a Equips perquè tornin a aparèixer.
• Les hores previstes d’una persona no quadren: revisa’n l’horari a cada equip; amb Només algunes franges no compten les altres sessions ni les sessions extra a les quals no se l’ha afegit. Si va cobrir o va deixar de fer una sessió concreta, corregeix-ho a Personal de la sessió del Calendari, també en sessions passades.
• La incidència continua: actualitza la consulta i confirma que has modificat el registre correcte.
• L’exportació no apareix: revisa l’historial d’exportacions i l’estat de generació.

El registre horari s’ha de conservar durant quatre anys i ha d’estar a disposició de la Inspecció de Treball (Reial decret 8/2019).

Recordatoris al personal

El personal amb les notificacions push activades rep avisos 5 minuts abans de la part dels entrenaments que té assignada (incloses les sessions en què substitueix algú) si no ha fitxat, i 5 minuts després de l’hora prevista de finalització si encara està treballant. L’avís de sortida es repeteix cada hora fins que tanqui la jornada. Els entrenaments consecutius o superposats s’agrupen; els intervals els separen en torns. Es respecten la zona horària del club, les cancel·lacions, els canvis del calendari i els dies no treballats.

Mantén al dia les assignacions i els horaris dels equips: d’aquí surt el torn previst. El recordatori no crea ni corregeix fitxatges. Una sortida oblidada s’ha de corregir amb l’hora real i el motiu. Consulta els requisits i l’exemple a Fitxa la jornada des de l’aplicació de personal.

Pas següent

Comparteix amb el personal Fitxa la jornada des de l’aplicació de personal. Per a altres baixades administratives, consulta Genera i baixa exportacions.