Gestiona la plantilla, els horaris i els entrenadors d'un equip

Cada equip pertany a una temporada i agrupa l’activitat, la plantilla, el cos tècnic i els horaris. Els horaris alimenten el calendari; la quota suggerida facilita les inscripcions futures, però no substitueix l’assignació confirmada d’una quota.

Abans de començar

Crea la temporada i comprova que els esportistes i entrenadors estiguin actius. Decideix la capacitat real, els horaris setmanals i qui ha de figurar com a entrenador principal.

Pas a pas

1. Obre o edita l’equip

A Equips, selecciona la temporada i entra a la fitxa corresponent. Revisa el nom, la categoria, l’estat, el color i la capacitat. Pots fer servir un dels colors proposats o triar-ne un de personalitzat amb +. Els equips arxivats conserven l’historial, però limiten les operacions noves.

2. Gestiona la plantilla

La pestanya Roster agrupa la plantilla. Obre Més accions → Afegeix un esportista, cerca la persona pel nom i els cognoms i comprova les places abans de confirmar. Els selectors d’esportistes i entrenadors admeten el nom complet, els cognoms abans del nom i text sense accents: fernandez troba Fernández. Ordena la taula des de les capçaleres —o des del menú d’ordenació al mòbil— per revisar els noms, l’edat, l’any de naixement i les llicències esportives. Les fotos només apareixen quan hi ha una autorització interna vigent.

Canvia una esportista d’equip

Obre la fitxa de l’esportista, entra a Equips i prem Canvia d’equip al costat de l’equip actual. Tria l’Equip de destinació i decideix què vols fer amb la Quota:

• Trasllada la quota a… (opció predeterminada si l’equip de destinació té una quota suggerida): tanca la quota de l’equip actual i crea la del nou equip conservant els pagadors, el mètode de pagament (també la remesa bancària), el dia de cobrament i el descompte. Aquest mes es cobra amb la quota actual i la nova comença el mes vinent, sense cobraments duplicats.
• Tanca la quota de l’equip actual: apareix si l’equip de destinació no té una quota suggerida. La quota actual deixa de cobrar-se a partir del mes vinent.
• Només canvia d’equip: trasllada l’esportista sense modificar-ne la quota.

Si algun dels pagadors ja no és tutor de l’esportista, la quota nova es crea en efectiu amb el tutor principal i Clybo’ t’avisa perquè revisis els pagadors a Cobraments. Si l’esportista no té cap tutor que pugui pagar, el canvi es bloqueja fins que n’enllacis un o triïs Només canvia d’equip.

No facis servir Treu de l’equip i Afegeix a un equip → Equip i quota per canviar-la d’equip: així la quota nova sempre es crea en efectiu i l’esportista deixa d’aparèixer a la remesa bancària. El vídeo d’aquesta guia encara no mostra Canvia d’equip ni l’horari de cada entrenador.

3. Assigna el cos tècnic

A Cos tècnic, prem Enllaça un entrenador, cerca personal actiu, indica’n la funció i afegeix els entrenadors que calgui. Estableix una persona responsable principal perquè quedi clar qui coordina l’activitat.

Horari de cada entrenador

En enllaçar una persona, tria’n l’Horari:

• Tot l’horari: cobreix totes les franges de l’equip, també les que afegeixis més endavant i les sessions extra. És l’opció per defecte.
• Només algunes franges: marca les franges que fa i, si només en cobreix una part, ajusta l’hora d’inici i de finalització dins de la franja. Per exemple, l’equip entrena el dilluns de 17:00 a 19:00 i l’entrenadora de ballet només de 17:00 a 18:00. A cada franja veuràs una barra amb la seva part, que pots arrossegar pels extrems o ajustar amb les hores del costat (sempre en 24 h), el que cobreixen altres persones i, ratllat, el que queda sense entrenador; Franja sencera la torna a cobrir completa.

Cada fila de Cos tècnic mostra el seu horari i les seves hores setmanals, per exemple Dl 17:00–18:00 · 1 h/setm. Per canviar-lo, prem Edita horari (icona de rellotge) a la fila; també ho pots fer des de Personal → fitxa de la persona → Equips, on veuràs a més les seves Hores/setmana en tots els seus equips.

Per veure la setmana d’un cop d’ull, prem Setmana al costat del títol; Llista torna a les files i l’elecció es recorda en aquest navegador. A Cos tècnic, cada franja mostra una columna per persona i, ratllats, els trams Sense entrenador, al costat de les hores cobertes de l’equip. Prem una persona per obrir el seu horari amb aquesta franja ressaltada, o un tram sense entrenador per triar a Qui el cobreix? a qui l’assignes: el seu horari s’obre amb aquest tram ja marcat i només has de prémer Desa. A la fitxa de la persona, Setmana mostra l’horari complet de cada equip: ple el que fa i amb traç discontinu el que no, quantes hores cobreix de cada equip (per exemple 6 h de 8 h de l’equip) i Se solapen quan fa dos equips alhora. Prem un bloc per editar-lo o una franja que no fa per afegir-la al seu horari.

Per afinar, apropa la setmana amb el pessic del trackpad, ⌘ o Ctrl + roda, o els botons − i +. Amb el ratolí, arrossega la vora superior o inferior d’un bloc per canviar-ne l’inici o el final, o el bloc sencer per moure’l dins de la seva franja: s’ajusta a quarts d’hora (a 5 minuts amb zoom), mai surt de la franja de l’equip, es desa en deixar-lo anar i l’avís permet Desfés. Si la persona tenia Tot l’horari, passa a Només algunes franges, amb la resta de franges senceres. En pantalles tàctils, toca el bloc per obrir el seu horari.

Aquest horari determina les seves hores previstes a Registre horari, els recordatoris de fitxatge i les sessions que veu a Inici i Calendari de l’app de staff. No en limita l’accés a l’equip: pot continuar consultant la plantilla i passant llista a qualsevol sessió. Les sessions extra compten per a qui té Tot l’horari i per a qui marquis a Qui la fa? en crear-les; amb Només algunes franges i cap de marcada, la persona continua enllaçada però sense hores previstes.

Per a una substitució puntual, o perquè algú faci una sola sessió, no canviïs aquest horari: fes servir Personal de la sessió al Calendari, tal com explica Organitza el calendari dels entrenaments.

4. Defineix els horaris i la ubicació

Afegeix cada franja setmanal amb el dia, l’hora d’inici i de finalització i la ubicació. Comprova que no hi hagi duplicats ni hores invertides. Aquests horaris generen les sessions recurrents que veuràs a Calendari.

En canviar una franja, els entrenadors que hi estan assignats la conserven. Si el canvi elimina una franja o deixa fora la part que cobreix algú, abans de desar veuràs Canvia l’horari d’entrenadores amb cada persona afectada: Perd la franja o S’ajusta la seva part. Prem Continua per desar o Torna per revisar l’horari.

Si el teu club té activat l’espai d’entrenament i el nou horari deixa sense sessió algun pla ja preparat, abans de desar veuràs Plans d’entrenament afectats amb quants plans canvien. Cap pla no s’esborra: quan aquell dia queda una única sessió de l’equip sense pla, pots marcar Mou-lo a la sessió de aquella hora; si no, es conserva com a «Sense sessió» a la preparació d’aquell dia. Prem Desa l’horari per confirmar o Torna per revisar l’horari. Si el nou horari treu sessions amb substitucions o altres canvis de personal, l’avís previ indica quants deixaran d’aplicar-se; si no hi ha plans afectats, apareix només aquesta línia, amb el títol Canvis de personal afectats. No t’impedeix desar. Ho expliquem a Prepara l’entrenament del dia i entrena a la pista.

Amb l’espai d’entrenament, la pestanya Programa desa la setmana tipus de blocs de cada franja de l’horari, tal com s’explica a Programa la setmana d’entrenament d’un equip. Si treus de l’horari una franja que tenia blocs al programa, un avís t’ho indica abans de desar.

5. Baixa fotos només quan hi hagi autorització

L’administració del club pot baixar una foto individual des de la fitxa o un ZIP amb les fotos actives i autoritzades de la plantilla. Tracta el fitxer com a informació privada, limita’n l’accés i elimina’n la còpia local quan ja no sigui necessària.

6. Revisa la quota i els resultats

Selecciona una quota suggerida si facilitarà les inscripcions. A la fitxa també pots consultar els resultats de l’equip i el seu historial quan l’esport i els esdeveniments els facin servir.

7. Crea un cobrament puntual per a la plantilla

Com a administrador del club, prem Crea un cobrament a la capçalera d’un equip actiu. S’obre el mateix formulari de Cobraments, amb Equip i la plantilla ja seleccionats. Indica el concepte —per exemple, un hotel—, el Preu per esportista (EUR), el període i la data programada.

Desmarca les persones que no hi participin i revisa el tutor principal i el mètode de cadascuna. L’import és individual: 60 € per a 12 esportistes genera 12 càrrecs i suma 720 €. Dos germans amb el mateix tutor mantenen un càrrec per esportista. No es reparteix un total ni s’aplica automàticament el repartiment de pagadors de les quotes recurrents.

Prem Revisa els cobraments, comprova el resum i confirma-ho amb Programa N cobraments. Aniràs a Cobraments amb el lot filtrat per seguir-ne els estats. Els càrrecs manuals es registren en rebre’ls, les targetes s’executen a partir de la data programada i els càrrecs per remesa s’inclouen després a Genera una remesa bancària. Si falta un tutor o un mètode, resol-ho o exclou aquella persona abans de continuar. Màxim: 200 esportistes per lot.

Consulta Crea una despesa per a tot un equip per conèixer els requisits de cada mètode, la revisió i els reintents sense duplicats.

8. Fes seguiment de les faltes

A Equips → fitxa de l’equip → Assistència, revisa primer els esportistes que acumulen 2 absències consecutives sense justificar al final del període o 3 durant el període triat. La vista comença a Les últimes 4 setmanes; la pots ampliar a Les últimes 8 setmanes. Està disponible al panell per a qui ja té accés als equips del club, a tots els països i sense activació addicional.

Cada fila mostra el percentatge, les sessions assistides respecte de les registrades, les últimes vuit sessions i el motiu de l’avís. Prem el nom per obrir la fitxa de l’esportista; prem la resta de la fila o la fletxa per consultar-ne el calendari; Mostra les sessions desplega la data, l’hora efectiva i l’estat. Si hi havia diverses franges el mateix dia, es conserven totes. Mostra tota la plantilla també inclou les persones que no tenen avisos o que encara no tenen registres.

Present i Retard compten com a assistència. Justificada compta com a sessió registrada no assistida, però no activa avisos de faltes. Una assistència, un retard, una justificació o una sessió Sense registre interrompen la ratxa. Si no hi ha registres, es mostra Sense registres, mai un 0 % d’assistència.

Només es tenen en compte les sessions ja iniciades des de la incorporació actual a l’equip. S’exclouen les sessions cancel·lades, els dies de tancament i l’origen d’una sessió traslladada, encara que conservin marques històriques. Les excepcions explícites del calendari poden habilitar una sessió durant un tancament. Es conserven els registres de sessions amb l’horari eliminat si la sessió no s’ha cancel·lat.

Els buits es calculen a partir de l’horari actual: si s’ha editat durant el període, una sessió sense registre pot interrompre una ratxa anterior. Per això, un avís és una ajuda per revisar l’historial i no una conclusió automàtica sobre la regularitat. Les marques desades sense connexió apareixen després de sincronitzar-se.

Aquesta vista és de consulta. Per corregir un estat, fes servir la sessió corresponent a l’aplicació de personal; consulta Passa llista, també sense connexió. Al mòbil, el calendari apareix sota el resum. Si falla la càrrega, prem Torna-ho a provar. El vídeo d’aquesta guia mostra les operacions anteriors; aquest apartat descriu el nou seguiment de l’assistència.

Si alguna cosa no va bé

• No pots afegir una persona: comprova que estigui activa i que no consti ja a l’equip.
• No pots canviar una esportista d’equip: l’equip de destinació no pot estar arxivat i l’esportista ha de continuar a l’equip d’origen. Per traslladar la quota, cal que tingui com a mínim un tutor enllaçat.
• No apareix un entrenador: ha de constar com a personal actiu i tenir un accés compatible.
• No pots desar l’horari d’un entrenador: la part triada ha de quedar dins de la franja; l’avís indica entre quines hores.
• El calendari no mostra les sessions: revisa la temporada, els horaris i l’estat de l’equip.
• L’equip és ple: valida la capacitat abans d’ampliar les places o d’admetre inscripcions noves.
• Falta una foto al ZIP: només s’hi inclouen esportistes actius amb foto i autorització interna vigents.

Pas següent

Consulta Organitza el calendari dels entrenaments per gestionar excepcions. Per traslladar diverses persones o aplicar la quota predeterminada, fes servir Aplica accions massives a esportistes i tutors.