Revisa o rexistro horario do persoal

O rexistro horario reúne as entradas e saídas do persoal e as correccións que fagas sobre elas. A pantalla non razoa a partir de fichaxes illadas, senón de xornadas: unha fila por persoa e día, cos tramos traballados, o total e o estado. Todas as correccións conservan o motivo e o rastro.

Antes de comezar

Define quen pode revisar e corrixir as xornadas. Pídelle ao persoal que utilice a súa propia conta e evita compartir accesos. Reúne a xustificación antes de engadir ou modificar manualmente un rexistro.

As horas previstas saen do calendario de adestramentos e do horario de cada persoa nos seus equipos: con Todo o horario espérase dela cada sesión enteira; con Só algunhas franxas, só a parte que ten asignada. Unha substitución ou un cambio nunha sesión concreta (Persoal da sesión no Calendario) aplícase por riba: a persoa substituída deixa de ter esa sesión prevista e quen a substitúe tena, aínda que non estea no equipo. Configúralo en Equipos, como explica Xestiona o cadro, os horarios e os adestradores dun equipo. Se o club non ten adestradoras asignadas a equipos con horario, a pantalla agocha as columnas de horas previstas e desviación, en vez de mostrar un cero que parecería un dato real. Antes da Data de alta dunha persoa na súa ficha de Persoal, e despois da súa baixa, non se lle espera ningunha quenda: eses días non suman horas previstas nin aparecen como Día sen fichar.

Paso a paso

1. Escolle a vista que necesitas

Entra en Rexistro horario. Na parte superior tes tres vistas dos mesmos datos:

• Día — unha fila por persoa coa súa liña temporal de 07:00 a 23:00, o total do día e o seu estado. A barra granate mostra o horario rexistrado e a liña gris descontinua inferior, o horario previsto segundo o calendario. Así podes ver dun golpe de vista se alguén entrou ou saíu antes ou despois do agardado. É a vista predeterminada.
• Semana — unha matriz de persoa por día: cada cela inclúe as horas dese día e tinguiuse segundo cantas sexan.
• Mes — o calendario dunha persoa cada vez, que escolles coas etiquetas da parte superior.

Preme calquera cela da semana ou calquera día do calendario para abrilo na vista Día.

2. Revisa o que require a túa atención

O panel da dereita reúne as incidencias do mes. Hai exactamente tres:

• Entrada sen saída — alguén fichou a entrada e non pechou a xornada. Esa xornada non suma horas.
• Quenda de máis de 12 h — unha xornada supera o límite de 12 horas continuadas.
• Día sen fichar — a persoa tiña unha quenda prevista e non fichou nin a entrada nin a saída.

Cada unha inclúe a súa acción directa e unha ligazón para abrir ese día. O botón Só incidencias da barra deixa unicamente as filas con incidencia, incluídos os días sen ningunha fichaxe.

Se revisas un día sen fichar ou unha quenda de máis de 12 horas e non hai nada que corrixir, preme Descartar na súa tarxeta. A incidencia deixa de pedir atención (un día sen fichar pasa a Revisada; unha quenda longa segue como xornada pechada), pero as horas previstas seguen contando na desviación do mes, a diferenza de marcar o día como non traballado. Podes desfacelo con Desfacer no aviso que aparece ou, máis tarde, con Restaurar aviso na fila dese día. Unha entrada sen saída non se pode descartar: hai que pechala. Tampouco se descarta unha quenda longa que teña unha solicitude de rectificación pendente. Cada descarte e cada restauración quedan no rexistro de auditoría. Se despois cambias as fichaxes dese día (engadir, corrixir, anular ou pechar unha xornada), o descarte retírase só e, se a incidencia segue, volve aparecer.

Solicitudes de rectificación. O persoal pode propor desde a súa app a hora real dunha xornada sen saída ou de máis de 12 horas. Verás as solicitudes na tarxeta Solicitudes de rectificación, enriba das incidencias, e na campá; o menú Rexistro horario mostra cantas hai pendentes. Cada solicitude indica o rexistrado, o que propón a persoa e o seu motivo:

• Aprobar rexistra as horas propostas como marcaxes manuais.
• Revisar abre o detalle: podes axustar a entrada e a saída antes de premer Aprobar e corrixir, cunha nota opcional.
• Rexeitar esixe un motivo, que recibe a persoa. A incidencia segue aberta e pode enviar outra proposta.

A incidencia ligada mostra Solicitude pendente e Ver solicitude. Se cambias a xornada por outra vía (a pechas, a corrixes ou a anulas), a solicitude márcase soa como substituída; se a xornada xa non ten nada que rectificar, só admite Marcar como substituída. Ninguén pode resolver a súa propia solicitude. A persoa recibe un aviso coa decisión, a marcaxe orixinal consérvase e todo queda no rexistro de auditoría.

3. Pecha unha xornada esquecida

Preme Pechar xornada na incidencia. Ábrese o mesmo formulario de Engadir fichaxe manual, co traballador, o tipo Saída e a data desa xornada xa seleccionados. Estes tres campos quedan fixados para pechar a entrada correcta; podes cambiar a hora, o motivo e a nota opcional. Clybo’ propón unha hora de saída a partir da quenda prevista desa persoa; corríxea se non foi así e escribe o motivo, que é obrigatorio. Ao confirmar, rexístrase a saída que faltaba como fichaxe manual e a incidencia desaparece.

A saída debe ser posterior á entrada e do mesmo día: unha xornada non atravesa a medianoite. Se alguén traballou de noite, rexistra dúas xornadas. Se esa persoa volveu rexistrar a entrada o mesmo día, a saída ten que ser anterior a esa nova entrada. Se outra persoa do panel xa pechou a xornada mentres tiñas o formulario aberto, Clybo’ avísate de que xa ten saída e non rexistra unha segunda: recarga o rexistro.

4. Corrixe, anula ou engade unha fichaxe

Debaixo das xornadas tes o rexistro do día: a lista cronolóxica de fichaxes coa súa hora, a persoa e a indicación de se eran manuais. Desde alí podes editar ou anular calquera delas indicando o motivo.

Utiliza Engadir fichaxe manual, á dereita da barra do buscador, das vistas Día / Semana / Mes e Só incidencias, cando falte unha fichaxe lexítima. En pantallas estreitas, o botón pode pasar á liña seguinte. Se un rexistro é incorrecto, anúlao explicando a causa en vez de crear movementos compensatorios difíciles de interpretar: as fichaxes anuladas consérvanse riscadas, nunca se borran.

Clybo’ comproba cada cambio manual co resto do día desa persoa. Unha saída ten que pechar unha entrada aberta dese mesmo día: se falta a xornada enteira, engade primeiro a entrada e despois a saída. Tampouco se acepta un cambio que alteraría outra xornada do día, como meter unha entrada dentro dunha xornada xa pechada ou mover unha saída máis alá da seguinte entrada. Se dúas persoas do panel cambian á vez as fichaxes da mesma persoa, aplícanse un despois do outro e a segunda recibe un aviso se xa non encaixa. Para pasar unha xornada enteira a outro día, anula as súas fichaxes e engádeas no día correcto; corrixir só unha deixaría a xornada incompleta. Unha saída e unha entrada á mesma hora lense como dous bloques seguidos: primeiro remata un e despois comeza o outro.

5. Marca un día como non traballado

Se a persoa non traballou, preme Marcar como non traballado na incidencia Día sen fichar, ou a icona do calendario riscado da súa fila na vista Día. Esta acción require permisos de xestor e está dispoñible para días pasados ou para hoxe sen fichaxes vixentes.

Escribe un motivo de polo menos catro caracteres —por exemplo, día libre, asuntos propios, vacacións ou outra razón que xustifique ese día— e preme Gardar.

O día pasa a Non traballado, mostra o motivo na vista Día e deixa de figurar como incidencia. Non se crea ningunha entrada nin saída, non suma horas traballadas e as horas previstas descóntanse do cómputo do rexistro. O calendario de adestramentos dos equipos non cambia. Semana e Mes tamén identifican ese día.

Podes volver abrir a icona para corrixir o motivo; cada gardado conserva o autor, a data e o motivo no rexistro de auditoría. Se despois engades unha fichaxe real, o rexistro volve calcular a xornada a partir das fichaxes e a xustificación anterior permanece na auditoría.

6. Consulta o rexistro de auditoría

No panel da dereita, Ver rexistro de auditoría mostra quen creou ou modificou cada fichaxe ou xustificou un día non traballado, cando e con que motivo. É o que se presenta á Inspección de Traballo cando pregunta por unha corrección.

7. Xera a exportación

Se necesitas entregar o rexistro, preme Xerar exportación na mesma tarxeta do Real decreto 8/2019 e escolle o intervalo e as seccións solicitadas. Revisa o resultado antes de compartilo e conserva o acceso só durante o tempo necesario. As descargas anteriores seguen dispoñibles en Exportacións.

Como se contan as horas

• Todas as horas se mostran e se introducen na zona horaria do club, non na do dispositivo. Se consultas o rexistro desde outro país, verás as mesmas horas que marcou o reloxo do club, e unha hora que escribas a man gárdase como hora do club.
• Unha xornada suma a diferenza entre a saída e a entrada. As xornadas sen pechar non suman horas e contan como incidencia.
• Unha xornada suma os minutos entre a hora de entrada e a de saída que ves (HH:MM), sen contar segundos: unha xornada de 17:00 a 18:00 son 60 min.
• O total do mes vai do día 1 ao último día do mes e sempre coincide coa suma das celas do calendario desa persoa.
• Se unha persoa adestra dous equipos á vez, ese tempo conta unha soa vez nas súas horas previstas: de 17:00 a 20:30 cun equipo e de 18:00 a 21:00 con outro son 4 h previstas ese día, non 6,5 h. O mesmo vale para as horas de cada día na vista Semana da súa ficha e para as súas Horas/semana.
• A desviación é a diferenza entre as horas rexistradas e as previstas, co seu signo. Márcase en vermello cando a persoa está moi por debaixo do previsto.

En Inspección de traballo, escolle PDF ou CSV. A descarga será un ZIP cun ficheiro por cada traballador que teña fichaxes no intervalo, aínda que só haxa un. Descomprime o ZIP e comparte unicamente o ficheiro da persoa correspondente. Os nomes levan un número para distinguir traballadores co mesmo nome.

Os PDF utilizan as cores de Clybo’, manteñen os datos legais do club e repiten a identificación do traballador e as columnas en cada páxina. O período completo e as horas móstranse na zona horaria configurada do club. As fichaxes corrixidas e anuladas seguen visibles como historial e non suman tempo traballado. Se non hai fichaxes, o ZIP contén un aviso sin-fichajes.txt.

As descargas xeradas anteriormente manteñen o formato orixinal. Xera unha nova exportación para obter os ficheiros individuais.

Se algo non vai ben

• Falta unha persoa: comproba que siga activa no club e que teña ficha de persoal. Quen causou baixa segue aparecendo nos meses nos que fichou.
• Non podes marcar un día como non traballado: non pode ser futuro nin ter fichaxes vixentes. Revisa e corrixe as fichaxes erróneas antes de xustificar o día.
• Non podes pechar a xornada: a hora de saída debe ser posterior á entrada e do mesmo día, e o motivo é obrigatorio.
• Non ves horas previstas nin desviación: o club non ten adestradoras asignadas a equipos con horario nesa tempada, ou todas teñen Só algunhas franxas sen ningunha marcada; asígnallas en Equipos para que volvan aparecer.
• As horas previstas dunha persoa non cadran: revisa o seu horario en cada equipo; con Só algunhas franxas non contan as demais sesións nin as sesións extra ás que non se lle engadiu. Se cubriu ou deixou de dar unha sesión concreta, corríxeo en Persoal da sesión do Calendario, tamén en sesións pasadas.
• A incidencia continúa: actualiza a consulta e confirma que modificaches o rexistro correcto.
• A exportación non aparece: revisa o historial de exportacións e o estado da xeración.

O rexistro horario debe conservarse durante catro anos e estar á disposición da Inspección de Traballo (Real decreto 8/2019).

Recordatorios ao persoal

O persoal coas notificacións push activadas recibe avisos 5 minutos antes da parte dos adestramentos que ten asignada (incluídas as sesións nas que substitúe a alguén) se non fichou, e 5 minutos despois do final previsto se segue traballando. O aviso de saída repítese cada hora ata pechar. Os adestramentos seguidos ou solapados agrúpanse; os ocos separan as quendas. Respecta a zona horaria do club, as cancelacións, os cambios do calendario e os días non traballados.

Mantén ao día as asignacións e os horarios dos equipos: deles sae a quenda prevista. O recordatorio non crea nin corrixe fichaxes. Unha saída esquecida debe corrixirse coa hora real e o motivo. Consulta os requisitos e o exemplo en Ficha a túa xornada desde a aplicación de persoal.

Seguinte paso

Comparte co persoal Ficha a túa xornada desde a aplicación de persoal. Para outras descargas administrativas, consulta Xera e descarga exportacións.