Vérifiez le registre horaire du personnel

Le registre horaire rassemble les arrivées et les départs du personnel ainsi que les corrections effectuées. L’écran ne raisonne pas par pointages isolés, mais par journées : une ligne par personne et par jour, avec les périodes travaillées, leur total et leur état. Chaque correction conserve son motif et sa trace.

Avant de commencer

Définissez qui peut consulter et corriger les journées. Demandez au personnel d’utiliser son propre compte et évitez de partager les accès. Rassemblez le justificatif avant d’ajouter ou de modifier manuellement un enregistrement.

Les heures prévues proviennent du calendrier des entraînements et de l’horaire de chaque personne dans ses équipes : avec Tout l’horaire, chaque séance complète est attendue d’elle ; avec Seulement certains créneaux, uniquement la partie qui lui est attribuée. Un remplacement ou une modification sur une séance précise (Personnel de la séance dans le Calendrier) s’applique par-dessus : la personne remplacée n’a plus cette séance prévue et celle qui la remplace l’a, même si elle ne fait pas partie de l’équipe. Vous le configurez dans Équipes, comme l’explique Gérer l’effectif, les horaires et les entraîneurs d’une équipe. Si votre club n’a pas d’entraîneuses affectées à des équipes ayant des horaires, l’écran masque les colonnes des heures prévues et de l’écart au lieu d’afficher un zéro qui semblerait être une donnée réelle. Aucun service n’est attendu d’une personne avant la Date d’arrivée indiquée sur sa fiche Personnel, ni après son départ : ces jours n’ajoutent aucune heure prévue et n’apparaissent jamais comme Jour sans pointage.

Étapes à suivre

1. Choisissez la vue souhaitée

Ouvrez Registre horaire. Trois vues des mêmes données sont disponibles en haut :

• Jour — une ligne par personne avec une chronologie de 07:00 à 23:00, le total de la journée et son état. La barre bordeaux indique l’horaire enregistré ; la ligne grise en pointillés dessous indique l’horaire prévu d’après le calendrier. Vous pouvez voir d’un coup d’œil si une personne est arrivée ou partie plus tôt ou plus tard que prévu. C’est la vue par défaut.
• Semaine — une matrice personne par jour : chaque cellule indique les heures du jour et sa couleur dépend de leur nombre.
• Mois — le calendrier d’une seule personne à la fois, sélectionnée avec les boutons en haut.

Appuyez sur une cellule de la semaine ou sur un jour du calendrier pour l’ouvrir dans la vue Jour.

2. Repérez les éléments qui nécessitent votre attention

Le panneau à droite rassemble les anomalies du mois. Il en existe exactement trois :

• Entrée sans sortie — une personne a pointé son arrivée sans clôturer la journée. Aucune heure n’est comptabilisée pour cette journée.
• Service de plus de 12 h — une journée dépasse la limite de 12 heures consécutives.
• Jour sans pointage — la personne avait un service prévu et n’a pointé ni arrivée ni départ.

Chaque anomalie inclut une action directe et un lien pour ouvrir le jour concerné. Le bouton Anomalies uniquement de la barre n’affiche que les lignes comportant une anomalie, y compris les jours sans aucun pointage.

Si vous examinez un jour sans pointage ou un poste de plus de 12 heures et qu’il n’y a rien à corriger, cliquez sur Ignorer dans sa carte. L’anomalie ne demande plus d’attention (un jour sans pointage passe à Vérifiée ; un poste long reste une journée clôturée), mais les heures prévues continuent de compter dans l’écart du mois, contrairement au fait de marquer le jour comme non travaillé. Vous pouvez revenir en arrière avec Annuler dans la notification qui s’affiche ou, plus tard, avec Rétablir l’alerte sur la ligne de ce jour. Une arrivée sans départ ne peut pas être ignorée : il faut la clôturer. Un poste long avec une demande de rectification en attente ne peut pas non plus être ignoré. Chaque mise de côté et chaque rétablissement restent dans le journal d’audit. Si vous modifiez ensuite les pointages de ce jour (ajout, correction, annulation ou clôture d’une journée), la mise de côté est retirée automatiquement et, si l’anomalie persiste, elle réapparaît.

Demandes de rectification. Le personnel peut proposer depuis son application l’heure réelle d’une journée sans sortie ou de plus de 12 heures. Vous les verrez dans la carte Demandes de rectification, au-dessus des incidents, et dans la cloche ; le menu Suivi du temps indique combien sont en attente. Chaque demande affiche ce qui est enregistré, ce que la personne propose et son motif :

• Approuver enregistre les heures proposées comme pointages manuels.
• Examiner ouvre le détail : vous pouvez ajuster l’entrée et la sortie avant de toucher Approuver et corriger, avec une note facultative.
• Refuser exige un motif, que la personne reçoit. L’incident reste ouvert et elle peut envoyer une autre proposition.

L’incident lié affiche Demande en attente et Voir la demande. Si vous modifiez la journée autrement (fermeture, correction ou annulation), la demande est marquée comme remplacée automatiquement ; si la journée n’a plus rien à rectifier, seule l’option Marquer comme remplacée reste disponible. Personne ne peut traiter sa propre demande. La personne est prévenue de la décision, le pointage d’origine est conservé et tout reste dans le journal d’audit.

3. Fermez une journée oubliée

Dans l’anomalie, cliquez sur Clôturer la journée. Le même formulaire Ajouter un pointage manuel s’ouvre avec le travailleur, le type Départ et la date de cette journée déjà sélectionnés. Ces trois champs sont verrouillés pour clôturer la bonne entrée ; vous pouvez modifier l’heure, le motif et la note facultative. Clybo’ propose une heure de départ basée sur le service prévu de cette personne : corrigez-la si elle est erronée et saisissez le motif, qui est obligatoire. Après confirmation, le départ manquant est enregistré comme pointage manuel et l’anomalie disparaît.

Le départ doit être postérieur à l’arrivée et avoir lieu le même jour : une journée ne franchit pas minuit. Si une personne a travaillé de nuit, enregistrez deux journées. Si cette personne a de nouveau pointé une arrivée le même jour, le départ doit être antérieur à cette nouvelle arrivée. Si quelqu’un d’autre sur le panneau a déjà clôturé la journée pendant que le formulaire était ouvert, Clybo’ vous indique qu’elle a déjà un départ et n’en enregistre pas un second : rechargez le registre.

4. Corrigez, annulez ou ajoutez un pointage

Sous les journées se trouve le journal du jour : la liste chronologique des pointages, avec leur heure, la personne et l’indication d’un ajout manuel. Vous pouvez modifier ou annuler un pointage en précisant le motif.

Utilisez Ajouter un pointage manuel, à droite de la barre de recherche, des vues Jour / Semaine / Mois et de Anomalies uniquement, lorsqu’un pointage légitime manque. Sur les petits écrans, le bouton peut passer à la ligne suivante. Si un enregistrement est erroné, annulez-le en expliquant pourquoi au lieu de créer des mouvements compensatoires difficiles à interpréter : les pointages annulés restent barrés et ne sont jamais effacés.

Clybo’ vérifie chaque modification manuelle par rapport au reste de la journée de cette personne. Un départ doit clôturer une arrivée ouverte du même jour : si toute la journée manque, ajoutez d’abord l’arrivée puis le départ. Une modification qui altérerait une autre journée du même jour n’est pas acceptée non plus, par exemple placer une arrivée dans une journée déjà clôturée ou déplacer un départ après l’arrivée suivante. Si deux personnes du panneau modifient en même temps les pointages de la même personne, les changements s’appliquent l’un après l’autre et la seconde reçoit un avertissement s’il ne convient plus. Pour déplacer une journée entière vers un autre jour, annulez ses pointages et ajoutez-les le bon jour ; n’en corriger qu’un laisserait la journée incomplète. Un départ et une arrivée à la même heure se lisent comme deux blocs consécutifs : l’un se termine, puis l’autre commence.

5. Marquez un jour comme non travaillé

Si la personne n’a pas travaillé, cliquez sur Marquer comme non travaillé dans l’anomalie Jour sans pointage, ou sur l’icône de calendrier barré de sa ligne dans la vue Jour. Cette action exige les autorisations de gestionnaire et est disponible pour les jours passés ou pour aujourd’hui, s’ils ne comportent aucun pointage valide.

Saisissez un motif d’au moins quatre caractères, par exemple jour de repos, raisons personnelles, congés ou toute autre raison justifiant cette journée, puis cliquez sur Enregistrer.

Le jour passe à l’état Non travaillé, affiche le motif dans la vue Jour et ne figure plus parmi les anomalies. Aucune entrée ou sortie n’est créée, aucune heure travaillée n’est comptabilisée et les heures prévues sont déduites du calcul du registre. Le calendrier des entraînements des équipes ne change pas. Semaine et Mois identifient également ce jour.

Vous pouvez rouvrir l’icône pour corriger le motif ; chaque enregistrement conserve son auteur, sa date et son motif dans le journal d’audit. Si vous ajoutez ensuite un pointage réel, la journée est recalculée à partir des pointages et la justification précédente reste dans l’audit.

6. Consultez le journal d’audit

Dans le panneau à droite, Voir le journal d’audit indique qui a créé ou modifié chaque pointage ou justifié un jour non travaillé, quand et avec quel motif. C’est le document à présenter à l’Inspection du travail lorsqu’elle demande des explications sur une correction.

7. Générez l’export

Pour remettre le registre, cliquez sur Générer un export dans la même carte du Real Decreto 8/2019 et choisissez la période et les sections demandées. Vérifiez le résultat avant de le partager et limitez l’accès à la durée nécessaire. Les téléchargements précédents restent disponibles dans Exports.

Comment les heures sont calculées

• Toutes les heures sont affichées et saisies dans le fuseau horaire du club, et non celui de l’appareil. Si vous consultez le registre depuis un autre pays, vous voyez les mêmes heures que l’horloge du club ; une heure saisie manuellement est également enregistrée à l’heure du club.
• Une journée totalise la différence entre le départ et l’arrivée. Les journées non clôturées ne totalisent pas d’heures et sont signalées comme anomalies.
• Une journée compte les minutes entre les heures d’entrée et de sortie affichées (HH:MM), sans les secondes : une journée de 17:00 à 18:00 fait 60 min.
• Le total mensuel va du jour 1 au dernier jour du mois et correspond toujours à la somme des cellules du calendrier de cette personne.
• Si une personne entraîne deux équipes en même temps, ce créneau ne compte qu’une fois dans ses heures prévues : de 17:00 à 20:30 avec une équipe et de 18:00 à 21:00 avec une autre font 4 h prévues ce jour-là, pas 6,5 h. Il en va de même pour les heures de chaque jour dans la vue Semaine de sa fiche et pour ses Heures/semaine.
• L’écart est la différence signée entre les heures enregistrées et les heures prévues. Il est affiché en rouge lorsque la personne est nettement en dessous des prévisions.

Dans Inspection du travail, choisissez PDF ou CSV. Le téléchargement est un ZIP contenant un fichier par travailleur ayant des pointages pendant la période, même s’il n’y en a qu’un. Décompressez le ZIP et partagez uniquement le fichier de la personne concernée. Les noms comprennent un numéro pour distinguer les travailleurs portant le même nom.

Les PDF utilisent les couleurs de Clybo’, conservent les informations légales du club et répètent l’identification du travailleur et les colonnes sur chaque page. La période complète et les heures sont affichées dans le fuseau horaire du club. Les pointages corrigés et annulés restent visibles dans l’historique et ne comptent pas comme temps travaillé. S’il n’y a aucun pointage, le ZIP contient un avis sin-fichajes.txt.

Les téléchargements générés auparavant conservent leur format d’origine. Générez un nouvel export pour obtenir les fichiers individuels.

En cas de problème

• Une personne manque : vérifiez qu’elle est toujours active dans le club et qu’elle a une fiche de personnel. Une personne dont la relation avec le club a pris fin reste affichée pour les mois où elle a pointé.
• Vous ne pouvez pas marquer un jour comme non travaillé : il ne peut pas être futur ni contenir de pointage valide. Vérifiez et corrigez les pointages erronés avant de justifier le jour.
• Vous ne pouvez pas clôturer la journée : le départ doit être postérieur à l’arrivée et avoir lieu le même jour ; le motif est obligatoire.
• Les heures prévues ou l’écart n’apparaissent pas : pendant cette saison, le club n’a pas d’entraîneuses affectées à des équipes avec horaires, ou elles ont toutes Seulement certains créneaux sans aucun créneau coché ; affectez-les dans Équipes pour rétablir les colonnes.
• Les heures prévues d’une personne ne correspondent pas : vérifiez son horaire dans chaque équipe ; avec Seulement certains créneaux, les autres séances et les séances supplémentaires auxquelles elle n’a pas été ajoutée ne sont pas comptées. Si elle a assuré ou cessé d’assurer une séance précise, corrigez-le dans Personnel de la séance du Calendrier, y compris pour les séances passées.
• L’anomalie persiste : actualisez l’écran et vérifiez que vous avez modifié le bon enregistrement.
• L’export n’apparaît pas : consultez l’historique des exports et l’état de génération.

Le registre horaire doit être conservé quatre ans et mis à la disposition de l’Inspection du travail (Real Decreto 8/2019).

Rappels au personnel

Le personnel ayant activé les notifications push reçoit un avis 5 minutes avant la partie des entraînements qui lui est attribuée (y compris les séances où il remplace quelqu’un) s’il n’a pas pointé, puis 5 minutes après la fin prévue s’il travaille toujours. L’avis de départ est répété toutes les heures jusqu’à la clôture. Les entraînements consécutifs ou qui se chevauchent sont regroupés ; les pauses séparent les services. Le fuseau horaire du club, les annulations, les modifications du calendrier et les jours non travaillés sont pris en compte.

Maintenez à jour les affectations et horaires des équipes : ils déterminent le service prévu. Le rappel ne crée ni ne corrige de pointages. Un départ oublié doit être corrigé avec son heure réelle et son motif. Consultez les conditions et l’exemple dans Pointez votre journée depuis l’application staff.

Étape suivante

Partagez avec le personnel Pointez votre journée depuis l’application staff. Pour d’autres téléchargements administratifs, consultez Générez et téléchargez des exports.