Configurez les notifications du club

Les préférences de notification contrôlent les avis administratifs destinés à votre utilisateur. Elles ne modifient ni les annonces envoyées par le club aux familles ou au personnel ni les préférences personnelles d’autres comptes.

Avant de commencer

Déterminez les événements qui nécessitent une réaction rapide et ceux que vous pouvez consulter depuis le panneau. Conservez au moins un canal utile pour les messages et incidents critiques selon l’organisation du club.

Étapes à suivre

1. Ouvrez les paramètres

Dans le panneau, ouvrez Paramètres, puis sélectionnez Notifications. Attendez le chargement des préférences enregistrées avant de modifier les interrupteurs.

2. Choisissez les canaux

Activez ou désactivez les e-mails et les avis dans l’application. Un canal désactivé n’est plus utilisé pour les événements compatibles, mais les notifications précédentes ne sont pas supprimées.

3. Sélectionnez les événements

Consultez les options disponibles, comme les nouvelles inscriptions, les demandes d’annulation, les messages reçus, les paiements refusés ou les cotisations en retard. Gardez activés les événements qui doivent faire partie du travail quotidien de l’équipe.

Demande de rectification de pointage contrôle la notification dans la cloche pour les demandes du suivi du temps (aucun email n’est envoyé).

4. Vérifiez l’enregistrement

Chaque modification est envoyée au serveur et accompagnée d’une confirmation. Attendez la fin de l’opération avant de basculer plusieurs fois sur la même option, afin d’éviter toute confusion sur l’état final.

Consultez les e-mails échoués ou rejetés

Si vous administrez le club, ouvrez Communication → E-mails. La vue À vérifier affiche les envois échoués ou rejetés qui nécessitent encore un examen. Vous pouvez aussi choisir Rejetés, Paiements échoués ou Tous pour consulter l’historique. Cette fonction est disponible dans tous les pays sans activation supplémentaire.

En haut, un récapitulatif des 30 derniers jours indique Envoyés, Distribués, Ouverts, Incidents à vérifier et Avis de paiement refusé. Cliquez sur l’un d’eux pour ouvrir la liste correspondante.

Lorsqu’une vue ne contient aucun email, un message explique ce qui y apparaîtrait et propose, le cas échéant, un raccourci : Voir tous les emails depuis À vérifier, Aller aux paiements depuis Paiements échoués ou Aller aux annonces depuis Tous. Lorsqu’il ne reste aucun incident à vérifier, la carte Incidents à vérifier indique Tout est vérifié.

Chaque ligne affiche le destinataire lorsqu’il peut être identifié, le type d’e-mail, l’objet, l’état de distribution et son motif, ainsi que les dates de chaque étape : Envoyé, Distribué (le serveur destinataire l’a accepté), Ouvert (la personne l’a ouvert ; cet état n’est enregistré que si son service de messagerie charge les images, donc son absence ne signifie pas qu’elle ne l’a pas lu) ou Rejeté. Un délai temporaire n’est pas considéré comme un rejet définitif.

La colonne Objet résume le contenu de l’e-mail (par exemple, la cotisation et son montant, ou le numéro du reçu). Cliquez sur Détails sur une ligne pour ouvrir une fenêtre contenant toutes les informations et le lien vers l’élément concerné :

• Paiement refusé ou rappel de paiement : cotisation, montant, athlète, motif du refus de carte et état actuel du paiement (Toujours impayé, Déjà payé, Paiement annulé…). Vous pouvez ainsi vérifier si la famille a reçu l’avis et si le paiement est toujours en attente. Le bouton Voir les paiements du mois ouvre la section Paiements du mois concerné.
• Reçu ou Facture : numéro et montant, avec un lien vers le document.
• Annonce : titre et lien vers l’annonce envoyée.
• Message : objet de la conversation et lien vers le fil.
• Inscription : formulaire et code de suivi, avec un lien vers l’inscription.

Si l’élément n’existe plus ou si l’e-mail ne s’y rapporte pas (par exemple, une invitation), la mention Aucun détail disponible apparaît. La fenêtre de détail indique aussi le motif de l’incident de distribution, les actions recommandées et toute la chronologie (envoyé, distribué, ouvert, rejeté et vérifié).

Lorsque des incidents restent à vérifier, la cloche affiche un avis et leur nombre. Cliquez dessus pour ouvrir E-mails. Cet avis respecte le canal de notification dans l’application et ne concerne que les personnes qui administrent le club ; aucun autre e-mail n’est envoyé pour signaler l’échec d’un e-mail.

1. Lisez le motif : adresse non identifiée ou invalide, boîte pleine, blocage du prestataire, plainte pour courrier indésirable ou autre échec d’envoi.
2. Si un lien apparaît dans le destinataire, ouvrez-le pour vérifier sa fiche ou son inscription. Confirmez l’adresse avec la personne par un autre canal avant de la corriger.
3. Si l’e-mail est marqué comme indésirable ou bloqué, vérifiez cette situation avant de le renvoyer. Pour les erreurs persistantes du service, contactez l’assistance en indiquant le type d’e-mail et la date.
4. Si nécessaire, utilisez l’action d’envoi du flux d’origine, par exemple l’invitation depuis la fiche du tuteur ou l’envoi du reçu.
5. Cliquez sur Marquer comme vérifié pour retirer l’incident de l’avis de la cloche du club. Cette action ne modifie pas l’e-mail, ne le renvoie pas et ne supprime pas son historique.

Les anciens enregistrements peuvent ne pas comporter de motif détaillé. Si l’adresse ne correspond plus à aucune fiche ou inscription conservée par le club, la mention Destinataire indisponible apparaît. Le rejet n’est pas attribué à une nouvelle adresse après sa correction. L’enregistrement reflète la dernière tentative connue pour chaque envoi ; un nouvel envoi avec un identifiant différent met à jour son état.

Consultez les e-mails envoyés à un tuteur

Si vous administrez le club, ouvrez la fiche d’un tuteur depuis Tuteurs et allez dans l’onglet E-mails. Vous verrez les e-mails que le club a envoyés à son adresse actuelle, du plus récent au plus ancien, avec un résumé des Envoyés, Remis, Ouverts et Incidents.

Chaque ligne indique le type d’e-mail, l’objet, le statut de remise et les dates d’envoi et d’ouverture ou de rejet, comme dans Communication → E-mails. Cliquez sur Détails pour voir la chronologie complète ; si un incident est déjà résolu, cliquez sur Marquer comme vérifié. Charger plus affiche les envois plus anciens.

Seuls les e-mails envoyés à l’adresse actuelle du tuteur apparaissent : si son e-mail a été modifié, les envois à l’ancienne adresse ne s’affichent pas sur sa fiche. Les personnes qui n’administrent pas le club ne voient pas cet onglet.

En cas de problème

• L’interrupteur revient à son état précédent : la modification n’a pas été enregistrée ; vérifiez la connexion et réessayez.
• Un e-mail n’arrive pas : vérifiez l’événement, le canal, l’adresse du compte et le dossier des courriers indésirables.
• Un avis interne reste affiché : il a peut-être été créé avant la modification ou concerne un autre type d’événement.
• Une autre personne reçoit des avis différents : les préférences sont individuelles ; elle doit les vérifier depuis son propre compte.

Étape suivante

Pour organiser les demandes adressées au panneau, utilisez Gérez les conversations avec les familles. Pour les communications sortantes, consultez Créez et envoyez une annonce au club.