Créer et envoyer une annonce au club

Les annonces servent à diffuser des informations du club sans ouvrir de conversation individuelle. Tant que l’annonce existe, chaque envoi conserve son public, son canal, son état et ses indicateurs de distribution, afin que vous puissiez vérifier qui l’a reçue.

Avant de commencer

Préparez un titre explicite, le texte définitif et les fichiers à partager. Si l’annonce ne concerne que certaines équipes ou catégories, vérifiez qu’elles sont à jour. N’incluez pas d’informations personnelles inutiles dans les communications de masse.

Étape par étape

1. Ouvrez Annonces et créez une annonce

Dans le panneau du club, ouvrez Annonces et sélectionnez Nouvelle annonce. Saisissez un titre bref et rédigez le message avec les informations nécessaires, les dates et un appel à l’action clair.

Si votre club dispose de l’espace d’entraînement, Envoyer un message → Annonce dans la vue En piste ouvre l’annonce avec les groupes que vous avez cochés déjà choisis comme destinataires. Vérifiez la portée avant de l’envoyer et appuyez sur Revenir à En piste pour retourner à l’entraînement.

2. Ajoutez les fichiers nécessaires

Joignez les documents avant de définir le public et attendez la fin de leur chargement. Vérifiez leur nom et leur contenu pour éviter de diffuser par erreur des informations privées à un groupe.

3. Choisissez les familles ou le personnel

Sélectionnez d’abord le type de destinataire. Pour les familles, vous pouvez communiquer avec tout le club, une ou plusieurs équipes, des catégories d’une saison ou des tuteurs précis. Le public du personnel envoie l’annonce aux personnes actives du club.

4. Vérifiez la portée et les canaux

Avant de créer l’annonce, Clybo’ calcule le nombre de personnes qui la recevront. Choisissez E-mail, Push ou Les deux selon l’importance du message. Si la portée est vide, revenez au sélecteur et vérifiez les équipes ou les destinataires.

5. Choisissez le moment d’envoi et l’épinglage

Vérifiez l’ensemble du contenu puis envoyez-le immédiatement ou programmez une date et une heure ultérieures. Activez Épingler cette annonce si elle doit rester en haut des applications. Les annonces programmées peuvent être vérifiées ou annulées avant leur envoi.

6. Vérifiez la distribution et l’état de l’épinglage

Dans la vue générale, la colonne Lecture / ouverture affiche le pourcentage de personnes ayant lu dans l’application les annonces envoyées uniquement par Push. Par exemple, 2 lectures pour 5 destinataires affichent 40 %, même si une personne a ouvert l’annonce depuis l’application sans avoir reçu la notification push. Le même calcul est utilisé dans les cartes sur mobile. Pour E-mail ou Les deux, le pourcentage indique toujours les ouvertures des e-mails par rapport aux e-mails distribués.

La liste des annonces envoyées s’actualise toutes les 15 secondes tant qu’elle est visible. Une annonce push envoyée à des destinataires sans lecture affiche 0 % ; un brouillon, une annonce programmée ou une annonce sans destinataire n’affiche aucun pourcentage. L’indicateur supérieur Ouverture des e-mails aux familles concerne exclusivement les e-mails envoyés aux familles ; les lectures push se consultent dans chaque annonce.

Après l’envoi, ouvrez l’annonce pour consulter Destinataires et distributions. Chaque personne occupe une ligne, même si elle reçoit un e-mail et une notification push :

• Canaux : lorsque les deux icônes sont présentes, elles apparaissent toujours dans le même ordre : push (téléphone) d’abord, puis e-mail (enveloppe).
• Distribué : pour une notification push, indique que le service de notifications a accepté l’envoi sur au moins un appareil ; cela ne prouve pas que la personne l’a vue.
• E-mail ouvert : enregistre l’ouverture signalée par le service de messagerie. L’ouverture de l’application n’actualise pas cette donnée.
• Lu dans l’application : indique la première lecture enregistrée à l’ouverture du détail dans l’application Staff ou Familles, depuis l’envoi ou depuis la dernière réinitialisation effectuée lors d’une notification de modification. L’ouverture de la liste des annonces ne les marque pas toutes comme lues. Une date peut apparaître même si la personne n’a pas reçu de notification push, puisqu’elle peut également ouvrir l’annonce dans l’application.

Pour les annonces envoyées uniquement par Push, le récapitulatif affiche Lus dans l’application parmi les personnes destinataires. Pour E-mail ou Les deux, le récapitulatif des ouvertures reste basé sur les e-mails ; la lecture dans l’application apparaît dans sa propre colonne. Le détail d’une annonce envoyée s’actualise toutes les 15 secondes tant qu’il est visible. Le CSV inclut la lecture de chaque ligne de distribution dans la colonne readInAppAt, avec la date et l’heure UTC.

Le renvoi aux personnes n’ayant pas lu est basé sur les ouvertures des e-mails, et non sur les lectures dans l’application. Vous pouvez épingler ou désépingler une annonce existante depuis sa liste ou son détail. Si vous modifiez le contenu et choisissez d’avertir du changement par notification push, son état de lecture est réinitialisé. Une modification sans notification conserve la date précédente.

Historique : certaines anciennes lectures des familles ont été enregistrées à l’ouverture de la boîte de réception. Ces dates sont conservées, mais ne permettent pas de prouver quelle annonce précise a été ouverte à ce moment-là. Un tiret signifie qu’aucune date n’a été enregistrée ; il ne permet pas d’affirmer que la personne ne l’a pas vue.

7. Supprimez une annonce envoyée si nécessaire

Si vous êtes administrateur du club, ouvrez Annonces, accédez à l’annonce envoyée et appuyez sur Supprimer l’annonce. Lisez la confirmation et acceptez uniquement si vous souhaitez la retirer définitivement. Vous pouvez également supprimer depuis le panneau les annonces créées par le personnel. Les brouillons et les annonces programmées conservent l’action Ignorer.

L’annonce cesse d’apparaître dans le panneau, parmi les annonces épinglées et dans les applications des familles et du personnel lorsqu’elles interrogent à nouveau le serveur. Ses distributions et statistiques sont supprimées et les nouveaux téléchargements de pièces jointes sont bloqués. L’action est enregistrée dans l’activité du club et ne peut pas être annulée. Si vous avez besoin des statistiques, exportez les distributions avant la suppression.

Les e-mails et notifications déjà envoyés ou en cours d’envoi peuvent encore être reçus ou rester sur les appareils ; leur suppression ici ne les retire pas. Les fichiers déjà téléchargés et le contenu enregistré hors connexion ne sont pas non plus supprimés. Un lien privé vers une pièce jointe obtenu avant la suppression peut continuer à fonctionner jusqu’à son expiration ou jusqu’au nettoyage du fichier. En ouvrant un lien vers l’annonce supprimée, l’application indique qu’elle n’est plus disponible.

Si quelque chose ne fonctionne pas

• Aucun destinataire n’apparaît : vérifiez la saison, les équipes ou la sélection personnalisée.
• Le fichier ne se charge pas : vérifiez son format, sa taille et votre connexion avant de le joindre à nouveau.
• La programmation est refusée : sélectionnez une date et une heure futures selon le fuseau horaire du club.
• L’annonce a déjà été envoyée : vous pouvez corriger son contenu visible tout en conservant ses distributions, ou la supprimer depuis son détail si vous êtes administrateur.
• Une ancienne annonce reste mise en avant : ouvrez son détail et désépinglez-la lorsqu’elle ne nécessite plus une attention prioritaire.
• Une famille répond à l’e-mail de l’annonce : sa réponse arrive à l’Adresse e-mail de contact du club, dans Paramètres → Général, et non chez Clybo’. Si personne ne consulte cette boîte, remplacez-la par une adresse suivie par le club. Si le dossier nécessite un suivi avec historique, ouvrez une conversation depuis Messages.

Étape suivante

Pour traiter des réponses ou des demandes individuelles, utilisez Gérer les conversations avec les familles. Le personnel peut également consulter les annonces dans Consulter les annonces dans l’application Familles ou dans l’application correspondante.