Gérez les conversations depuis l'application staff

Messages permet au personnel de répondre aux familles et de participer à des groupes depuis son téléphone. La boîte de réception regroupe ces deux types d’échanges : démarrer une conversation directe nécessite l’autorisation de communication ; voir un groupe dépend de votre appartenance à celui-ci ou à une équipe qui lui est liée.

Avant de commencer

Sélectionnez le bon club et vérifiez que le sujet doit être traité individuellement. Pour une information générale, utilisez une annonce. Adoptez un ton professionnel et limitez les données personnelles au contexte nécessaire.

L’autorisation Envoyer des messages aux familles permet de consulter, démarrer et poursuivre des conversations individuelles. L’accès au panneau ne remplace pas cette autorisation. Si l’administration la retire, les tickets, leurs aperçus et leur compteur disparaissent lorsque l’application reçoit les autorisations mises à jour, même s’ils avaient été enregistrés lors d’une consultation précédente. Un ticket ou Nouveau message déjà ouvert cesse d’afficher son contenu et ses commandes d’envoi ; son adresse ne permet pas non plus de les réactiver. Les groupes dont vous restez membre demeurent disponibles. Si vous êtes hors ligne, l’application doit retrouver la connexion pour recevoir ce changement.

Étapes à suivre

1. Ouvrez la boîte de réception unifiée

Ouvrez Messages depuis la navigation inférieure sur mobile ou la barre latérale sur tablette. Cette entrée apparaît si vous avez l’autorisation de gérer les conversations individuelles ou si vous appartenez à un groupe. Les groupes affichent une image carrée et les conversations directes un avatar rond. Consultez l’activité et les éléments en attente, puis ouvrez le bon fil avant de répondre.

2. Démarrez une conversation

Sélectionnez Nouveau message. Choisissez d’abord une équipe, puis un athlète de son effectif. L’application affiche les tuteurs liés qui peuvent recevoir la conversation.

3. Choisissez le destinataire et l’objet

Confirmez le bon tuteur, surtout s’il y en a plusieurs. Saisissez un objet qui permet d’identifier le sujet et un premier message contenant les informations essentielles.

Si votre accès à l’équipe ou aux destinataires est retiré pendant la préparation et que l’application reçoit ce refus, les noms enregistrés ne s’affichent plus et Envoyer est désactivé. Demandez à l’administration de vérifier votre affectation, puis choisissez à nouveau une équipe, un athlète et un tuteur auxquels vous avez accès. Une erreur temporaire de connexion conserve les informations précédemment autorisées ; rétablissez la connexion avant l’envoi.

4. Poursuivez dans le fil

Après l’envoi, l’application ouvre la conversation. Lisez les réponses dans l’ordre et utilisez le champ en bas pour poursuivre. Attendez la confirmation avant de quitter l’écran.

Pour envoyer un fichier, appuyez sur le trombone à gauche du champ de texte et sélectionnez un ou plusieurs fichiers sur votre téléphone. Chaque fichier est importé dès sa sélection et apparaît sous forme d’étiquette au-dessus du champ ; appuyez sur sa croix pour le retirer avant l’envoi. Vous pouvez joindre jusqu’à cinq fichiers par message, de 10 Mo maximum chacun, aux formats image (JPG, PNG, WebP), PDF ou document Office (Word, Excel, PowerPoint). Un message peut ne contenir que des pièces jointes, sans texte. Le bouton d’envoi s’active lorsque les imports sont terminés. La famille ouvre les fichiers dans son application, comme dans les groupes.

Pour revenir à la boîte de réception, appuyez sur la flèche dans le coin supérieur gauche. Cela fonctionne également si vous avez ouvert le ticket depuis une notification ou un lien direct. La barre de navigation inférieure reste disponible dans les conversations individuelles (sur tablette, la barre latérale reste disponible) : appuyez sur Messages pour afficher la boîte de réception ou choisissez une autre section de l’application.

5. Transmettez le sujet si nécessaire

Si le cas nécessite des autorisations administratives, des informations financières ou une décision du club, laissez le contexte dans le fil et prévenez la personne responsable afin qu’elle poursuive depuis le panneau.

Traitez les messages adressés à l’équipe technique

Les familles peuvent écrire à Équipe technique. Si l’athlète a une seule équipe en cours, le message est reçu par l’entraîneuse principale de cette équipe. Si aucun athlète n’est sélectionné ou s’il y a plusieurs équipes en cours, les entraîneuses ayant le rôle de principale du club le reçoivent. S’il n’y a aucune équipe en cours ou aucun destinataire disponible, le dossier est transmis au gestionnaire.

Si vous êtes destinataire et conservez l’autorisation de communication, le fil apparaît dans Messages, même si vous n’avez pas accès au panneau ou s’il n’est lié à aucun athlète. Toutes les destinataires peuvent répondre dans ce même fil. L’administration peut le superviser et modifier les destinataires, la priorité ou l’état. L’accès au panneau ne permet pas de lire les tickets techniques des autres entraîneuses.

Vous recevrez un e-mail à l’ouverture du fil et une notification push pour chaque message de la famille si vous avez activé les notifications. Le lien ouvre la conversation dans le bon club. Un changement d’équipe ne modifie pas automatiquement la personne chargée d’un fil déjà ouvert ; une désactivation ou le retrait de l’autorisation de communication empêchent en revanche d’y accéder. Cette fonction n’est soumise à aucune restriction par pays.

Activez et vérifiez les notifications sur votre téléphone

Dans Profil → Notifications, activez Notifications push et acceptez l’autorisation. Si elles ne sont pas encore activées, l’application vous le rappelle dans Accueil au moyen d’un avis : appuyez sur Activer les notifications, ou sur Pas maintenant pour que la question réapparaisse dans 7 jours. Si vous les avez bloquées sur le téléphone, l’avis vous indique de les autoriser dans les réglages. Sur iPhone, vous avez besoin d’iOS 16.4 ou d’une version ultérieure et devez ouvrir l’application depuis son icône sur l’écran d’accueil. Vérifiez également que les réglages de notification d’iOS autorisent les alertes Clybo’ Staff et qu’un mode de concentration ne les met pas en sourdine. La première activation nécessite que vous appuyiez sur la commande et acceptiez l’autorisation ; l’application ne peut pas le faire à votre place.

L’application vérifie l’enregistrement de l’appareil à son ouverture, lors d’un changement de club, au rétablissement de la connexion et lorsqu’elle revient au premier plan. Si elle ne peut pas le confirmer, le bouton est désactivé et un message d’erreur s’affiche dans Profil. Rétablissez la connexion et activez de nouveau Notifications push. Il n’est pas nécessaire de réinstaller l’application ni de supprimer un abonnement qui fonctionne dans vos autres clubs.

Les échecs temporaires d’envoi font l’objet d’un nombre limité de nouvelles tentatives par appareil. La réception d’une notification sur l’ordinateur n’empêche pas une nouvelle tentative sur le téléphone. La réception immédiate dépend également de la connexion et des réglages iOS ; vous pouvez consulter le contenu dans Messages, même sans alerte. Si vous aviez déjà activé les notifications avec ce compte dans ce navigateur et que l’autorisation est toujours accordée, l’application essaie de les récupérer automatiquement. Elle retente aussi l’enregistrement si la connexion a échoué pendant l’activation. La désactivation depuis Profil conserve votre choix : la récupération automatique ne les réactive pas.

La déconnexion annule l’abonnement de cette session. Lorsque vous vous reconnectez avec le même compte, l’application peut récupérer votre préférence précédente ; un autre compte ne la récupère pas. Effacer les données de l’application peut nécessiter une nouvelle activation.

Si l’alerte arrive sans son

L’application demande des alertes sonores, y compris lorsqu’une nouvelle alerte remplace la précédente dans le même groupe. Le son effectif dépend d’iOS. Vérifiez Réglages → Notifications → Clybo’ Staff → Sons, si cette option apparaît, le mode silencieux, le volume des alertes et les modes de concentration. Consultez l’aide Apple sur les notifications. L’application ne peut pas forcer le son si le système le met en sourdine.

Sur Android

L’activation s’effectue depuis Profil → Notifications → Notifications push. Si vous utilisez Chrome, vérifiez également que le site est autorisé dans Paramètres → Paramètres des sites → Notifications. Consultez l’aide de Chrome.

Si vous recevez l’alerte sans son, ouvrez ses réglages, sélectionnez Alertes et vérifiez le son de la catégorie, le volume et Ne pas déranger. Certains appareils atténuent les alertes répétées. Les commandes varient selon le téléphone, comme l’explique l’aide Android. L’application demande un son, mais respecte les réglages du système.

En cas de problème

• L’alerte arrive sans son : vérifiez Sons, le mode silencieux, le volume et le mode de concentration sur iOS.
• Des alertes manquent sur l’iPhone : vérifiez l’installation, l’autorisation, le mode de concentration et l’état de Notifications push dans Profil.
• Messages n’apparaît pas : vérifiez votre autorisation d’envoyer des messages aux familles et votre appartenance à un groupe du club.
• Vous ne trouvez pas un athlète : vérifiez l’équipe et votre accès à son effectif.
• Aucun tuteur n’est disponible : demandez à l’administration de vérifier les liens familiaux.
• L’envoi échoue : conservez le texte, vérifiez la connexion et réessayez une seule fois.
• Un fichier ne peut pas être joint : vérifiez qu’il s’agit d’une image, d’un PDF ou d’un document Office de 10 Mo maximum. Si son étiquette indique une erreur, retirez-la et sélectionnez à nouveau le fichier.

Étape suivante

Pour connaître les règles des fils collectifs, consultez Participez aux groupes depuis l’application staff. L’administration gère les cas individuels avec Gérez les conversations avec les familles.