Gérer les conversations avec les familles

Messages centralise les demandes entre le club et les familles. Il ne s’agit pas d’une messagerie informelle : chaque conversation possède un objet, un état, un niveau de priorité, un responsable et un historique. L’équipe peut ainsi travailler ensemble sans perdre le contexte.

Avant de commencer

Convenez de la personne qui consultera la boîte de réception et des sujets à marquer comme urgents. Seul le personnel du club voit les notes internes ; les réponses normales sont envoyées à la famille. Utilisez un groupe lorsque plusieurs familles doivent partager un même fil.

Étape par étape

1. Consultez la boîte de réception Messages

Ouvrez Messages et utilisez les onglets d’état, le filtre d’urgence et la recherche. Les indicateurs en haut résument les éléments en attente. La recherche permet de retrouver une conversation par objet ou par nom et prénom du tuteur. Saisissez tous les mots souhaités, dans n’importe quel ordre et sans vous soucier des majuscules ou des accents : fernandez aitana retrouve les conversations d’Aitana Fernández. Les filtres d’état, d’urgence et de destinataire restent appliqués.

À côté de la recherche, ouvrez Toutes les destinations pour choisir Administration ou Équipe technique. Le filtre affiche la destination choisie et reste mis en évidence tant qu’il est actif. Revenez à Toutes les destinations pour le supprimer.

Si votre club dispose de l’espace d’entraînement, vous pouvez aussi commencer une conversation depuis la vue En piste avec Envoyer un message → Conversation individuelle. La nouvelle conversation de la gymnaste choisie s’ouvre : dans Tuteur de, choisissez auquel de ses tuteurs écrire, le tuteur principal apparaissant en premier. Appuyez sur Revenir à En piste pour retrouver l’entraînement tel que vous l’aviez laissé.

2. Ouvrez le dossier et vérifiez le contexte

Dans la conversation, vous verrez la famille, le sportif concerné le cas échéant, la date d’ouverture et l’historique complet. Avant de répondre, vérifiez que vous travaillez avec le bon club et la bonne personne.

3. Attribuez un responsable et une priorité

Attribuez le dossier à la personne chargée de le résoudre. Marquez comme urgent uniquement ce qui nécessite une attention immédiate ; la boîte de réception restera ainsi utile à toute l’équipe et ne masquera pas les incidents réellement prioritaires.

4. Répondez ou rédigez une note interne

Utilisez Répondre au tuteur pour envoyer une information visible ou Note interne · gestionnaires uniquement pour donner du contexte aux autres membres du club. Vous pouvez joindre des fichiers dans les deux cas. Vérifiez le mode choisi avant l’envoi afin de ne pas partager une note privée par erreur.

5. Clôturez la conversation

Une fois le sujet résolu, sélectionnez Clôturer la conversation, résumez la solution et choisissez s’il convient d’en avertir la famille. L’historique reste disponible pour de futures consultations.

Demandes adressées à l’équipe technique

Les familles choisissent Administration ou Équipe technique lorsqu’elles ouvrent un message. Filtrez la boîte de réception par destination et vérifiez Destinataires lorsque vous ouvrez un ticket technique. Si une équipe est attribuée, son entraîneuse principale est désignée ; sans sportif associé ou si plusieurs équipes sont concernées, ce sont les entraîneuses ayant le rôle de principale dans le club qui le sont. Si aucune équipe ou personne n’est disponible, le gestionnaire s’en charge. Consultez le parcours des familles dans Envoyer un message au club.

En tant que gestionnaire, vous pouvez superviser ces fils, remplacer leurs destinataires avec Enregistrer les destinataires, en confier la gestion au gestionnaire, modifier la priorité et les clôturer. Plusieurs entraîneuses partagent le même historique et peuvent répondre. Une entraîneuse ayant accès au panneau ne voit que les tickets techniques dont elle est destinataire ; l’accès au panneau ne donne pas accès aux tickets techniques d’autres personnes ni le droit de les gérer. Seul un gestionnaire peut accorder ou modifier l’accès administratif du personnel.

Les destinataires reçoivent un e-mail au premier message et une notification push à chaque message de la famille. Les notifications à la boîte du club sont réservées aux dossiers transmis au gestionnaire. Les messages adressés à l’Administration conservent leur fonctionnement habituel. Cette fonctionnalité est disponible dans tous les pays, sans activation supplémentaire.

Si quelque chose ne fonctionne pas

• Vous ne trouvez pas la conversation : supprimez les filtres ou recherchez l’objet plutôt que le nom.
• Vous ne pouvez pas joindre un fichier : vérifiez sa taille, son format et la connexion ; sélectionnez à nouveau le document si le chargement a été interrompu.
• Une note aurait dû être une réponse : ne supprimez pas le contexte ; envoyez ensuite la bonne réponse et expliquez en interne ce qui s’est passé.
• Le dossier réapparaît : vérifiez si la famille a ouvert une nouvelle conversation sur le même sujet.

Étape suivante

Pour une conversation collective, utilisez Créer et gérer des groupes de communication. Pour diffuser une information sans fil de discussion, consultez Créer et envoyer une annonce au club.