Réponse rapide
Dans Communication, ouvrez Groupes et créez-en un avec un nom, des membres et des autorisations. Vous pouvez associer des équipes pour synchroniser l'audience, décider si les familles peuvent écrire et archiver le groupe à la fin.
Les groupes de communication servent aux échanges continus entre le club, le personnel et les familles. Contrairement à une annonce, ils conservent un fil commun ; contrairement à une conversation directe, ils peuvent inclure des équipes entières et synchroniser leurs membres lorsque l’effectif change.
Avant de commencer
Définissez l’objectif, les personnes qui doivent participer et la possibilité pour les familles de répondre. Ne créez pas un groupe lorsqu’une annonce ponctuelle suffit. Les messages sont liés au club et conservés de manière protégée, mais ne publiez pas inutilement d’informations sensibles.
Étapes à suivre
1. Créez le groupe
Ouvrez Communication → Groupes et sélectionnez Créer un groupe. Saisissez un nom explicite et, si cela aide à l’identifier, ajoutez une description et une photo. La liste sépare les groupes actifs des groupes archivés et permet de rechercher par nom.
Si votre club dispose de l’espace d’entraînement, Envoyer un message → Groupe de communication dans la vue En piste ouvre la création du groupe avec les équipes que vous avez cochées déjà associées. Complétez le nom et vérifiez les membres avant de l’enregistrer ; Revenir à En piste vous ramène à l’entraînement.
2. Ajoutez des équipes et des personnes
Dans Membres, associez une ou plusieurs équipes. Clybo’ ajoute leurs entraîneurs et le tuteur principal de chaque athlète, puis maintient cette partie de l’audience synchronisée. Vous pouvez également ajouter des tuteurs ou des membres du personnel individuellement. Vérifiez le compteur de portée avant d’enregistrer.
Lorsqu’un athlète est ajouté à une équipe liée ou en est retiré, l’audience de la conversation est actualisée en quelques secondes. Il en va de même lorsque son tuteur principal ou les entraîneurs de l’équipe changent. Les modifications sont vérifiées toutes les 10 secondes et la boîte de réception ouverte des familles et du personnel est également actualisée toutes les 10 secondes ; le traitement peut être un peu plus long en cas de nombreuses inscriptions ou d’incident temporaire. Vous n’avez pas à enregistrer de nouveau le groupe ni à attendre le lendemain. En cas d’interruption, les modifications en attente sont récupérées automatiquement.
Seul le tuteur principal est ajouté automatiquement. Les personnes ajoutées individuellement restent membres même si elles quittent l’équipe ; retirez-les du groupe si nécessaire. Lorsqu’une personne revient, la limite d’accès à l’historique qu’elle avait auparavant est conservée.
3. Configurez les autorisations et l’historique
Dans Paramètres, choisissez si les familles peuvent écrire. Si vous désactivez cette option, le groupe devient un tableau d’affichage : le club et le personnel peuvent continuer à publier. Choisissez également si les nouveaux membres peuvent consulter l’historique antérieur à leur arrivée.
4. Confirmez les modifications qui ont des conséquences
Lorsque vous retirez une équipe, Clybo’ indique le nombre de personnes susceptibles de perdre l’accès. Une confirmation est également demandée avant de transformer une conversation ouverte en tableau d’affichage. Consultez ces chiffres pour ne pas exclure les familles qui ont encore besoin du fil.
5. Publiez et modérez
Ouvrez le groupe pour envoyer du texte ou jusqu’à cinq pièces jointes. Vous pouvez modifier vos messages pendant 15 minutes. L’administration peut supprimer n’importe quel message si nécessaire ; le fil conserve un indicateur de contenu supprimé et signale les modifications.
6. Archivez ou réactivez
Lorsque l’activité est terminée, archivez le groupe et indiquez le motif. Il reste consultable, mais en lecture seule. Vous pouvez le réactiver si le même espace est de nouveau nécessaire.
En cas de problème
- Une famille de l’équipe manque : vérifiez le lien de l’athlète et le tuteur principal indiqué.
- Les familles ne peuvent pas répondre : vérifiez le réglage d’écriture ; dans un tableau d’affichage, seuls le club et le personnel publient.
- Un nouveau membre ne voit pas les anciens messages : l’accès à l’historique dépend du réglage choisi pour le groupe.
- Le groupe n’accepte pas de messages : il est peut-être archivé ; réactivez-le si la conversation doit continuer.
Étape suivante
Pour des communications ponctuelles, utilisez Créez et envoyez une annonce au club. Pour un échange individuel, consultez Gérez les conversations avec les familles.