Crea e gestisci gruppi di comunicazione

I gruppi di comunicazione permettono conversazioni continuative tra il club, lo staff e le famiglie. A differenza di un annuncio, mantengono un thread condiviso; a differenza di una conversazione diretta, possono includere intere squadre e sincronizzare i membri quando cambia l’organico.

Prima di iniziare

Definisci lo scopo, chi deve partecipare e se le famiglie potranno rispondere. Evita di creare un gruppo quando basta un annuncio occasionale. I messaggi sono associati al club e vengono archiviati in modo protetto, ma non pubblicare informazioni sensibili non necessarie.

Procedura dettagliata

1. Crea il gruppo

Apri Comunicazione → Gruppi e seleziona Crea gruppo. Inserisci un nome chiaro e, se utile per identificarlo, aggiungi una descrizione e una foto. L’elenco separa gruppi attivi e archiviati e consente di cercare per nome.

Se il tuo club ha lo spazio di allenamento, Invia messaggio → Gruppo di comunicazione nella vista In pedana apre la creazione del gruppo con le squadre che hai selezionato già collegate. Completa il nome e controlla i membri prima di salvarlo; Torna a In pedana ti riporta all’allenamento.

2. Aggiungi squadre e persone

In Membri, collega una o più squadre. Clybo’ aggiunge le rispettive allenatrici e il tutore principale di ogni atleta e mantiene sincronizzata questa parte dei destinatari. Puoi anche aggiungere tutori o staff singolarmente. Controlla il numero di destinatari prima di salvare.

Quando aggiungi o rimuovi un’atleta da una squadra collegata, i destinatari della chat si aggiornano in pochi secondi. Lo stesso avviene se cambi il suo tutore principale o le allenatrici della squadra. Le modifiche vengono controllate ogni 10 secondi e anche la casella aperta di famiglie e staff si aggiorna ogni 10 secondi; con molti nuovi inserimenti o un problema temporaneo, potrebbe volerci più tempo. Non occorre salvare nuovamente la chat né attendere il giorno successivo. In caso di interruzione, le modifiche in sospeso vengono recuperate automaticamente.

Viene aggiunto automaticamente solo il tutore principale. Le persone aggiunte singolarmente restano nel gruppo anche quando escono dalla squadra; se necessario, rimuovile dal gruppo. Quando rientrano, mantengono il limite di accesso allo storico già assegnato.

3. Configura autorizzazioni e storico

In Impostazioni, decidi se le famiglie possono scrivere. Se disattivi questa opzione, il gruppo diventa una bacheca: il club e lo staff possono continuare a pubblicare. Decidi anche se i nuovi membri potranno vedere i messaggi precedenti al loro ingresso.

4. Conferma le modifiche con effetti rilevanti

Quando rimuovi una squadra, Clybo’ mostra quante persone potrebbero perdere l’accesso. Chiede inoltre una conferma prima di trasformare una conversazione aperta in una bacheca. Controlla i numeri per non escludere famiglie che potrebbero aver ancora bisogno del thread.

5. Pubblica e modera

Apri il gruppo per inviare testo o fino a cinque allegati. Puoi modificare i tuoi messaggi per 15 minuti. Se necessario, l’amministrazione può eliminare qualsiasi messaggio; il thread mantiene un indicatore del contenuto eliminato e segnala le modifiche.

6. Archivia o riattiva

Quando l’attività termina, archivia il gruppo e indica il motivo. Resta disponibile in consultazione, ma diventa di sola lettura. Puoi riattivarlo se lo stesso spazio torna a servire.

Se qualcosa non va

• Manca una famiglia della squadra: controlla il collegamento dell’atleta e chi risulta come tutore principale.
• Le famiglie non possono rispondere: verifica l’opzione di scrittura; in modalità bacheca possono pubblicare solo il club e lo staff.
• Un nuovo membro non vede i messaggi precedenti: l’accesso allo storico dipende dall’impostazione scelta per il gruppo.
• Il gruppo non accetta messaggi: potrebbe essere archiviato; riattivalo se la conversazione deve continuare.

Prossimo passo

Per comunicazioni occasionali, usa Crea e invia un annuncio al club. Per l’assistenza individuale, consulta Gestisci le conversazioni con le famiglie.