Crie e gira grupos de comunicação

Os grupos de comunicação permitem conversas contínuas entre o clube, o pessoal e as famílias. Ao contrário de um anúncio, mantêm um tópico comum; ao contrário de uma conversa direta, podem incluir equipas completas e sincronizar os membros quando o plantel muda.

Antes de começar

Defina o objetivo, quem deve participar e se as famílias podem responder. Evite criar um grupo quando for suficiente um anúncio pontual. As mensagens ficam associadas ao clube e são armazenadas de forma protegida, mas não publique informações sensíveis desnecessárias.

Passo a passo

1. Crie o grupo

Abra Comunicação → Grupos e selecione Criar grupo. Escreva um nome claro e, se ajudar a identificá-lo, adicione uma descrição e uma foto. A lista separa os grupos ativos dos arquivados e permite pesquisar por nome.

Se o seu clube tiver o espaço de treino, Enviar mensagem → Grupo de comunicação na vista Em pista abre a criação do grupo com as equipas que marcou já associadas. Preencha o nome e reveja os membros antes de o guardar; Voltar a Em pista leva-o de volta ao treino.

2. Adicione equipas e pessoas

Em Membros, associe uma ou mais equipas. O Clybo’ inclui os respetivos treinadores e o tutor principal de cada atleta e mantém essa parte dos destinatários sincronizada. Também pode adicionar tutores ou pessoal individualmente. Reveja o contador do alcance antes de guardar.

Quando adiciona um atleta a uma equipa associada ou o retira dela, os destinatários do chat são atualizados em poucos segundos. O mesmo acontece quando altera o tutor principal ou os treinadores da equipa. As alterações são verificadas a cada 10 segundos e a caixa de entrada aberta das famílias e do pessoal também é atualizada a cada 10 segundos; poderá demorar um pouco mais se houver muitas alterações de inscrição ou um problema temporário. Não precisa de voltar a guardar o chat nem de esperar pelo dia seguinte. Se houver uma interrupção, as alterações pendentes são recuperadas automaticamente.

Só o tutor principal é incluído automaticamente. As pessoas adicionadas individualmente permanecem no grupo quando saem da equipa; deve removê-las no grupo quando for necessário. Se voltarem a entrar, mantêm o limite do histórico a que já tinham acesso.

3. Configure as permissões e o histórico

Em Definições, decida se as famílias podem escrever. Se desativar esta opção, o grupo funciona como painel: o clube e o pessoal continuam a publicar. Decida também se os novos membros podem ver o histórico anterior à sua entrada.

4. Confirme as alterações com impacto

Quando remove uma equipa, o Clybo’ apresenta o número de pessoas que podem perder o acesso. Também pede confirmação antes de converter uma conversa aberta num painel. Leia estes números para não excluir famílias que ainda precisem do tópico.

5. Publique e modere

Abra o grupo para enviar texto ou até cinco ficheiros anexos. Pode editar as suas mensagens durante 15 minutos. A administração pode eliminar qualquer mensagem quando necessário; o tópico mantém um indicador de conteúdo eliminado e assinala as edições.

6. Arquive ou reative

Quando a atividade terminar, arquive o grupo e indique o motivo. Continuará disponível para consulta, mas ficará em modo só de leitura. Pode reativá-lo se o mesmo espaço voltar a ser necessário.

Se algo não correr bem

• Falta uma família da equipa: verifique a associação do atleta e quem está indicado como tutor principal.
• As famílias não conseguem responder: confirme a opção de escrita; no modo painel, só o clube e o pessoal podem publicar.
• Um novo membro não vê mensagens antigas: o acesso ao histórico depende da opção escolhida para o grupo.
• O grupo não aceita mensagens: pode estar arquivado; reative-o se a conversa tiver de continuar.

Próximo passo

Para comunicações pontuais, utilize Crie e envie um anúncio ao clube. Para atendimento individual, consulte Gira conversas com as famílias.