Crea i gestiona grups de comunicació

Els grups de comunicació serveixen per mantenir converses entre el club, el personal i les famílies. A diferència d’un anunci, conserven un fil comú; i, a diferència d’una conversa directa, poden incloure equips sencers i sincronitzar-ne els membres quan canvia la plantilla.

Abans de començar

Defineix-ne el propòsit, qui hi ha de participar i si les famílies hi podran respondre. Evita crear un grup quan n’hi haja prou amb un anunci puntual. Els missatges queden associats al club i s’emmagatzemen protegits, però no hi publiquis informació sensible innecessària.

Pas a pas

1. Crea el grup

Obre Comunicació → Grups i selecciona Crea un grup. Escriu un nom clar i, si ajuda a identificar-lo, afig-hi una descripció i una foto. La llista separa els grups actius dels arxivats i permet cercar-los pel nom.

Si el teu club té l’espai d’entrenament, Enviar missatge → Grup de comunicació a la vista En pista obri la creació del grup amb els equips que havies marcat ja vinculats. Completa’n el nom i revisa’n els membres abans de guardar-lo; Tornar a En pista et torna a l’entrenament.

2. Afig equips i persones

A Membres, vincula-hi un o més equips. Clybo’ hi incorpora els seus entrenadors i el tutor principal de cada esportista, i manté sincronitzada esta part del públic destinatari. També pots afegir-hi tutors o personal de manera individual. Revisa el comptador d’abast abans de guardar.

Quan afiges un esportista a un equip vinculat o el dones de baixa, el públic del xat s’actualitza en segons. El mateix passa si canvies el tutor principal o els entrenadors de l’equip. Els canvis es revisen cada 10 segons i la safata oberta de les famílies i del personal també s’actualitza cada 10 segons; pot trigar una mica més si hi ha moltes altes o una incidència temporal. No cal que tornis a guardar el xat ni que esperis fins l’endemà. Si hi ha una interrupció, els canvis pendents es recuperen automàticament.

Només s’hi afig automàticament el tutor principal. Les persones afegides individualment hi romanen encara que ixin de l’equip; quan correspongui, les hauràs de treure des del grup. En tornar-hi a entrar, cada persona conserva el límit d’historial que ja tenia.

3. Configura els permisos i l’historial

A Ajustos, decideix si les famílies poden escriure. Si ho desactives, el grup funciona com un tauler: el club i el personal poden continuar publicant-hi. Decideix també si els membres nous poden veure l’historial anterior a la seua incorporació.

4. Confirma els canvis que tenen impacte

Quan treus un equip, Clybo’ mostra quantes persones poden perdre l’accés. També demana confirmació abans de convertir una conversa oberta en un tauler. Llegeix estes xifres per no excloure famílies que encara necessitin el fil.

5. Publica i modera

Obre el grup per enviar text o fins a cinc fitxers adjunts. Pots editar els teus missatges durant 15 minuts. Quan calga, l’administració pot eliminar qualsevol missatge; el fil conserva un indicador del contingut eliminat i assenyala les edicions.

6. Arxiva o reactiva

Quan s’acabi l’activitat, arxiva el grup i indica’n el motiu. Continuarà disponible per consultar-lo, però serà de només lectura. El pots reactivar si torna a caldre eixe mateix espai.

Si alguna cosa no funciona

• Falta una família de l’equip: revisa el vincle de l’esportista i qui hi consta com a tutor principal.
• Les famílies no poden respondre: comprova l’opció d’escriptura; en el mode de tauler només hi poden publicar el club i el personal.
• Un membre nou no veu els missatges antics: l’accés a l’historial depèn de l’ajust triat per al grup.
• No es poden enviar missatges al grup: és possible que estigui arxivat; reactiva’l si la conversa ha de continuar.

Pas següent

Per a comunicacions puntuals, utilitza Crea i envia un anunci al club. Per a l’atenció individual, consulta Gestiona les converses amb les famílies.