Gestisci le conversazioni con le famiglie

Messaggi centralizza le richieste tra il club e le famiglie. Non è una chat informale: ogni conversazione ha oggetto, stato, priorità, responsabile e storico, così il team può collaborare senza perdere il contesto.

Prima di iniziare

Concorda chi controlla la casella e quali argomenti devono essere contrassegnati come urgenti. Solo lo staff del club vede le note interne; le risposte normali vengono inviate alla famiglia. Usa un gruppo quando più famiglie devono condividere lo stesso thread.

Procedura dettagliata

1. Controlla la casella Messaggi

Apri Messaggi e utilizza le schede di stato, il filtro di urgenza e la ricerca. Gli indicatori in alto riepilogano il lavoro in sospeso. La ricerca permette di trovare una conversazione per oggetto o per nome e cognome del tutore. Inserisci tutte le parole necessarie, in qualsiasi ordine, senza preoccuparti di maiuscole o accenti: fernandez aitana trova le conversazioni di Aitana Fernández. I filtri di stato, urgenza e destinatario restano applicati.

Accanto alla ricerca, apri Tutti i destinatari per scegliere Amministrazione o Team tecnico. Il filtro mostra il destinatario selezionato e resta evidenziato finché è attivo. Torna a Tutti i destinatari per rimuoverlo.

Se il tuo club ha lo spazio di allenamento, puoi avviare una conversazione anche dalla vista In pedana con Invia messaggio → Conversazione individuale. Si apre la nuova conversazione della ginnasta scelta: in Tutore di scegli a quale dei suoi tutori scrivere, con il principale al primo posto. Premi Torna a In pedana per tornare all’allenamento come l’avevi lasciato.

2. Apri il caso e controlla il contesto

Nella conversazione vedrai la famiglia, l’atleta associata se presente, la data di apertura e lo storico completo. Prima di rispondere, verifica di lavorare sul club e sulla persona corretti.

3. Assegna il responsabile e la priorità

Assegna il caso alla persona che deve risolverlo. Contrassegna come urgente solo ciò che richiede attenzione immediata: così la casella resta utile a tutto il team e non nasconde i casi davvero prioritari.

4. Rispondi o aggiungi una nota interna

Usa Rispondi al tutore per inviare informazioni visibili alla famiglia e Nota interna · solo gestori per dare contesto alle altre persone del club. In entrambi i casi puoi allegare file. Prima dell’invio, controlla la modalità selezionata per non condividere per errore una nota privata.

5. Chiudi la conversazione

Quando il caso è risolto, seleziona Chiudi conversazione, riassumi la soluzione e decidi se avvisare la famiglia. Lo storico resta disponibile per consultazioni future.

Richieste indirizzate al team tecnico

Quando aprono un messaggio, le famiglie scelgono Amministrazione o Team tecnico. Filtra la casella per destinatario e controlla Destinatarie quando apri un ticket tecnico. Se esiste una squadra attiva, viene assegnato alla relativa allenatrice principale; se non è stata selezionata un’atleta o questa appartiene a più squadre, alle allenatrici con ruolo principale del club. Se manca una squadra o non c’è personale disponibile, se ne occupa il gestore. Consulta la procedura per le famiglie in Invia un messaggio al club.

Come gestore puoi supervisionare questi thread, sostituire le destinatarie con Salva destinatarie, assegnarli al gestore, cambiare la priorità e chiuderli. Più allenatrici condividono lo stesso storico e possono rispondere. Un’allenatrice con accesso al pannello vede solo i ticket tecnici di cui è destinataria; avere accesso al pannello non permette di vedere o gestire quelli assegnati ad altre persone. Solo un gestore può concedere o modificare l’accesso amministrativo dello staff.

Le destinatarie ricevono un’email al primo messaggio e una notifica push per ogni messaggio della famiglia. Gli avvisi alla casella del club sono riservati ai casi assegnati al gestore. I messaggi ad Amministrazione mantengono il funzionamento abituale. La funzione è disponibile in tutti i paesi, senza attivazione aggiuntiva.

Se qualcosa non va

• Non trovi la conversazione: rimuovi i filtri o cerca per oggetto invece che per nome.
• Non puoi allegare un file: controlla dimensioni, formato e connessione; seleziona di nuovo il documento se il caricamento si è interrotto.
• Una nota doveva essere una risposta: non eliminare il contesto; invia la risposta corretta e spiega internamente l’accaduto.
• Il caso ricompare: verifica se la famiglia ha aperto una nuova conversazione sullo stesso argomento.

Prossimo passo

Per una conversazione collettiva, usa Crea e gestisci gruppi di comunicazione. Per un annuncio senza thread, consulta Crea e invia un annuncio al club.