Gestiona les converses amb les famílies

Missatges centralitza les consultes entre el club i les famílies. No és un xat informal: cada conversa té assumpte, estat, prioritat, persona responsable i historial, de manera que l’equip pot treballar-hi sense perdre el context.

Abans de començar

Acuerda qui revisarà la safata i quins assumptes s’han de marcar com a urgents. Només el personal del club pot veure les notes internes; les respostes normals sí que arriben a la família. Fes servir un grup quan diverses famílies hagin de compartir el mateix fil.

Pas a pas

1. Revisa la safata de Missatges

Entra a Missatges i fes servir les pestanyes d’estat, el filtre d’urgència i la cerca. Els indicadors superiors resumeixen la feina pendent. La cerca permet localitzar una conversa per assumpte o pel nom i cognoms del tutor. Escriu totes les paraules que necessitis, en qualsevol ordre i sense preocupar-te per les majúscules o els accents: fernandez aitana troba converses d’Aitana Fernández. Els filtres d’estat, urgència i destinació continuen aplicant-se.

Al costat del cercador, obre Totes les destinacions per triar Administració o Equip tècnic. El filtre mostra la destinació seleccionada i queda ressaltat mentre està actiu. Torna a Totes les destinacions per eliminar-lo.

Si el teu club té l’espai d’entrenament, també pots començar una conversa des de la vista A la pista amb Envia un missatge → Conversa individual. S’obre la conversa nova de la gimnasta triada: a Tutor de tries a quin dels seus tutors escrius, amb el principal en primer lloc. Prem Torna a A la pista per tornar a l’entrenament tal com l’havies deixat.

2. Obre el cas i comprova el context

Dins de la conversa veuràs la família, l’esportista relacionat si n’hi ha, la data d’obertura i tot l’historial. Abans de respondre, confirma que estàs treballant amb el club i la persona correctes.

3. Assigna una persona responsable i la prioritat

Assigna el cas a la persona que l’ha de resoldre. Marca com a urgent només allò que necessiti atenció immediata; així la safata continuarà sent útil per a tot l’equip i no ocultarà incidències que realment siguin prioritàries.

4. Respon o escriu una nota interna

Fes servir Respon al tutor per enviar informació visible i Nota interna · només gestors per deixar context a altres persones del club. Pots adjuntar fitxers en tots dos casos. Abans d’enviar, revisa el mode seleccionat per no compartir una nota privada per error.

5. Tanca la conversa

Quan l’assumpte estigui resolt, selecciona Tanca la conversa, resumeix la solució i decideix si cal avisar la família. L’historial continuarà disponible per a consultes futures.

Consultes adreçades a l’equip tècnic

Les famílies trien Administració o Equip tècnic quan obren un missatge. Filtra la safata per destinació i comprova Destinataris en obrir un tiquet tècnic. Si hi ha un equip vigent, s’assigna la seva entrenadora principal; si no hi ha cap esportista seleccionat o n’hi ha diversos equips, s’assigna a les entrenadores amb el rol de principal del club. Si falta un equip o no hi ha personal disponible, se n’ocupa el gestor. Consulta el flux de la família a Envia un missatge al club.

Com a gestor, pots supervisar aquests fils, substituir-ne les persones destinatàries amb Desa les persones destinatàries, deixar-los a càrrec del gestor, canviar-ne la prioritat i tancar-los. Diverses entrenadores comparteixen el mateix historial i poden respondre. Una entrenadora amb tauler només veu els tiquets tècnics dels quals és destinatària; tenir tauler no permet veure ni gestionar els tiquets tècnics d’altres persones. Només un gestor pot concedir o modificar l’accés administratiu del personal.

Les persones destinatàries reben un correu al primer missatge i una notificació push a cada missatge de la família. Els avisos a la bústia del club es reserven per als casos derivats al gestor. Els missatges a Administració mantenen el funcionament habitual. La funció és disponible a tots els països, sense cap activació addicional.

Si alguna cosa no funciona

• No trobes la conversa: elimina els filtres o cerca per l’assumpte en lloc del nom.
• No pots adjuntar un fitxer: revisa’n la mida, el format i la connexió; torna a seleccionar el document si la pujada s’ha interromput.
• Una nota havia de ser una resposta: no eliminis el context; envia la resposta correcta i aclareix internament què ha passat.
• El cas torna a aparèixer: comprova si la família ha obert una conversa nova sobre el mateix assumpte.

Pas següent

Per a una conversa col·lectiva, fes servir Crea i gestiona grups de comunicació. Per difondre informació sense un fil de conversa, consulta Crea i envia un anunci al club.