Consultez et transmettez des documents

Les documents sont enregistrés de manière privée et s’ouvrent à l’aide de liens temporaires. Vous ne voyez que les fichiers confirmés et autorisés pour votre fiche ou celle des athlètes liés à votre compte.

Avant de commencer

Sélectionnez le bon club et préparez le fichier demandé. Vérifiez qu’il est lisible, qu’il concerne la bonne personne et qu’il ne contient pas d’informations supplémentaires dont le club n’a pas besoin.

Étapes à suivre

1. Ouvrez Documents

Ouvrez Documents dans la navigation et vérifiez le club actif. La section Consentements apparaît avant les fichiers. Appuyez sur le nom d’un athlète pour afficher ses consentements ; l’avis de consentements en attente reste visible même lorsque vous refermez la section.

Le petit nombre affiché sur l’icône Documents indique les signatures en attente de vos athlètes dans ce club : demandes du club et nouvelles versions de documents déjà acceptés. Il est actualisé lorsque vous signez, disparaît lorsqu’il atteint zéro et affiche 9+ lorsqu’il dépasse neuf. Un refus ou une révocation seuls ne sont pas comptés ; une nouvelle demande explicite du club peut toutefois nécessiter de réexaminer cette décision. Le compteur est également actualisé lorsque vous revenez dans l’application et périodiquement pendant qu’elle reste ouverte.

Consultez l’état et le contenu

Chaque ligne identifie le document et son état avec du texte et une icône :

• Signé : permet de consulter la version acceptée et sa date.
• Refusé : conserve la réponse négative et la version concernée.
• Signature en attente : ouvre le document demandé pour le consulter.
• Révoqué : conserve la date de retrait et l’historique.

Si une nouvelle version est en attente, l’enregistrement précédent reste accessible. Ouvrez le document et utilisez Signer avec le numéro de version pour consulter la nouvelle version avant de répondre.

Le texte saisi par le club s’affiche directement à l’écran, avec ses titres et ses paragraphes. Un PDF apparaît dans un lecteur qui permet de changer de page, d’agrandir, de réduire et d’afficher en plein écran. Vous pouvez également Télécharger ou Ouvrir le PDF dans un autre onglet. Si le document comprend un texte et un PDF, les deux sont affichés. Fermer vous ramène à la liste.

Signez une version en attente

1. Ouvrez le consentement et consultez l’intégralité de son contenu.
2. Appuyez sur Vérifier et signer.
3. Vérifiez l’athlète, le titre et la version dans Confirmer la signature.
4. Cochez J’ai lu et j’accepte le contenu de cette version, puis appuyez sur Confirmer et signer.

Le bouton reste désactivé tant que vous n’avez pas coché l’acceptation. Pas maintenant ou Retour au document vous permettent de quitter sans signer. Si le club modifie ou retire la version pendant que vous la lisez, revenez à la liste et actualisez-la avant de signer. Si aucun contenu ne peut être chargé, la signature est bloquée.

Refusez un document facultatif ou modifiez votre réponse

Les documents marqués comme facultatifs permettent de choisir Refuser le document au lieu de signer. Ouvrez le document en attente, consultez son contenu et appuyez sur Refuser le document. Vérifiez l’athlète, le document et la version dans Confirmer le refus, puis confirmez. Pas maintenant ferme uniquement le lecteur : aucun refus n’est enregistré.

L’état passe à Refusé et la demande n’est plus comptée comme en attente. Le club peut consulter la réponse et sa date. Les documents obligatoires ne peuvent pas être refusés.

Pour modifier une réponse négative, ouvrez le document refusé et appuyez sur Accepter le document. Consultez la version en vigueur, puis suivez Vérifier et signer en cochant l’acceptation dans la confirmation. L’état passe à Signé et la réponse précédente est conservée dans l’historique. Cette option nécessite que le document soit toujours disponible ; si le club l’a retiré, seul l’enregistrement peut être consulté.

Les consentements facultatifs déjà acceptés et qui autorisent le retrait affichent la commande Révoquer, suivie d’une confirmation supplémentaire. Les documents obligatoires ne proposent pas cette action. Révoquer retire une acceptation existante ; refuser répond négativement à une version en attente.

Sélectionnez les fichiers d’un athlète

Sous Consentements, la section Documents conserve un sélecteur d’athlète pour passer d’une fiche à l’autre sans mélanger les fichiers. Cette sélection est indépendante de la section déroulante des consentements.

2. Consultez les fichiers partagés

Sélectionnez un document pour l’ouvrir. L’application crée un lien privé à durée limitée et l’affiche dans un nouvel onglet. Fermez cet onglet lorsque vous avez terminé.

Le gestionnaire peut partager avec vous des documents et des fichiers MP3 de l’athlète. Lorsqu’un MP3 est ouvert, le navigateur permet de l’écouter ou de le télécharger selon l’appareil. Les fichiers marqués Privé · gestionnaires uniquement n’apparaissent pas et ne peuvent pas être téléchargés depuis votre compte, même depuis votre section personnelle lorsque le fichier est lié aux deux fiches. Le partage permet aux tuteurs de cet athlète d’accéder au fichier ; il ne s’agit pas d’une publication publique.

3. Retrouvez vos documents

La section personnelle regroupe les fichiers liés à votre propre fiche de tuteur, séparément des documents propres à chaque athlète.

4. Transmettez un fichier avec un nom explicite

Utilisez la commande d’import, sélectionnez la catégorie et le fichier. Depuis l’application familles, vous pouvez envoyer un PDF, PNG ou JPG de 10 Mo maximum ; les fichiers MP3 sont importés par le gestionnaire depuis la fiche. Si vous le souhaitez, ajoutez un Nom du document qui décrit son contenu ; Clybo’ conserve l’extension d’origine. Attendez la fin du transfert et ne quittez pas l’écran tant qu’il est en cours.

5. Vérifiez la confirmation

Après l’import, actualisez la liste et vérifiez le nom, la date et la catégorie. Le club peut devoir valider le document avant de l’utiliser dans d’autres procédures.

6. Supprimez un document personnel si nécessaire

Si la fiche affiche l’action Supprimer, utilisez-la uniquement pour un fichier erroné ou obsolète. Lisez la confirmation : la suppression est définitive et ne peut pas être annulée. Les documents que vous ne pouvez pas gérer n’affichent pas cette action ; demandez de l’aide au club.

En cas de problème

• Un consentement ne se charge pas : utilisez Réessayer. Un échec de chargement ne signifie pas qu’il n’existe aucun consentement.
• Le PDF ne s’affiche pas : réessayez ou ouvrez-le dans un autre onglet ; si le lien a expiré, fermez et rouvrez le document.
• La signature échoue : la confirmation conserve l’avis et vous devez cocher de nouveau l’acceptation avant de réessayer.
• Le refus échoue : la confirmation conserve l’avis et permet de réessayer ; l’état ne change pas avant que le serveur confirme la réponse.
• Un athlète n’apparaît pas : demandez au club de vérifier le lien avec votre compte.
• Le lien ne s’ouvre pas : sélectionnez à nouveau le document afin de créer un nouvel accès.
• L’import échoue : vérifiez le format, la taille et la connexion, puis réessayez une fois.
• Vous avez importé le mauvais fichier : supprimez-le si l’action est disponible ; sinon, contactez le club pour qu’il le vérifie.
• Supprimer n’apparaît pas : vous n’avez pas l’autorisation pour ce fichier ou son type doit être conservé par le club.

Étape suivante

Pour poser une question sur un fichier, utilisez Contactez le club depuis l’application. L’administration gère les demandes et les versions avec Gérez les documents légaux et les consentements.

La vidéo montre la gestion des fichiers. La section des consentements et leur signature sont expliquées dans les étapes de ce guide. La vidéo est accessible depuis le lien vers l’article original en espagnol. Cette fonction est disponible aux tuteurs liés, sans restriction de pays ni activation supplémentaire.