Consultez vos équipes et séances dans l'application staff

L’application staff adapte les informations au club actif et aux équipes liées à votre fiche. Le panneau d’administration gère la configuration générale ; l’application mobile est destinée au travail quotidien.

Avant de commencer

Vérifiez que le bon club est sélectionné et que l’administration vous a affecté aux équipes nécessaires. Maintenez l’application à jour et vérifiez l’avis de connexion avant d’effectuer des modifications.

Les accès et les commandes dépendent des autorisations dont vous disposez dans ce club : celles définies au départ par votre rôle et les réglages individuels effectués par l’administration. L’accès au panneau ne remplace pas les autorisations de l’application staff. Lorsque l’application reçoit une mise à jour qui retire une autorisation, elle masque l’accès ou l’action correspondante, même si l’écran avait déjà été consulté.

Étapes à suivre

1. Consultez Accueil

L’écran principal affiche les prochaines séances, les raccourcis et les avis. Vérifiez la date, l’équipe et l’heure avant d’ouvrir une activité, surtout si vous travaillez avec plusieurs groupes.

Accueil et Calendrier n’affichent que les séances de votre horaire dans chaque équipe. Si l’administration ne vous a attribué que certains créneaux, vous ne verrez pas les autres ; si vous couvrez une partie d’une séance, vous verrez Votre partie : 18:00 – 19:00 au lieu de l’heure complète. Vous pouvez toujours ouvrir n’importe quelle séance de vos équipes : la fiche de la séance affiche l’heure de l’équipe et, en dessous, votre partie.

Lorsque l’administration change la personne qui assure une séance précise, vous le voyez sur la carte :

• Vous remplacez et le nom : vous couvrez cette séance à la place d’une autre personne. Si vous ne faites pas partie de cette équipe, vous n’avez accès qu’à cette séance, jusqu’à 7 jours après : vous pouvez l’ouvrir, faire l’appel et écrire des notes de séance, mais vous ne voyez pas le reste de l’équipe.
• Cette séance uniquement : vous avez été ajouté à cette séance, par exemple une séance supplémentaire.
• vous remplace après le nom, avec la séance barrée : une autre personne l’assure à votre place. Vous n’avez plus cette séance si personne ne vous remplace. Vous pouvez toujours l’ouvrir.

Vous recevez une notification sur votre téléphone lorsque vous entrez dans une séance à venir ou en sortez.

2. Utilisez le Calendrier

Ouvrez Calendrier dans la barre de navigation inférieure. Sur tablette, il se trouve dans la barre latérale. Mon calendrier s’ouvre sur la vue Mois, avec la date du jour sélectionnée. Les flèches Mois précédent et Mois suivant changent de mois ; appuyez sur Aujourd’hui pour revenir à la date actuelle.

• Mois : les points sous chaque date indiquent les activités. Appuyez sur un jour pour voir ses séances et événements, ainsi que le nombre d’activités. Le jour sélectionné apparaît en bordeaux ; les dates grisées des autres mois ne peuvent pas être sélectionnées.
• Agenda : affiche les activités de tout le mois, regroupées par date et classées par heure. Seuls les jours avec une activité apparaissent. Vous pouvez revenir à Mois sans perdre le jour sélectionné.

Vue mensuelle du calendrier staff, avec le jour sélectionné et les indicateurs d’activité.

Exemple de calendrier mensuel avec des données fictives.

Les cartes permettent d’ouvrir une séance ou une compétition. Le statut des séances annulées, déplacées ou ajoutées est visible : une séance Déplacée à sa date d’origine ne signifie pas que vous devez vous entraîner ce jour-là. Consultez la destination indiquée ; la séance à la nouvelle date précise d’où elle vient. Si l’annulation comporte un motif, il apparaît sur sa carte.

Si le jour ou le mois ne comporte aucune activité, l’écran l’indique et vous pouvez consulter une autre date. Le calendrier inclut les équipes auxquelles vous êtes affecté dans le club actif, selon votre horaire dans chacune ; les modifications ponctuelles de l’administration y sont répercutées. Cette vue est accessible au personnel ayant accès à l’application, sans restriction de pays ni autorisation supplémentaire de modification.

3. Ouvrez une séance

Sélectionnez l’entraînement pour consulter l’équipe, l’horaire et les actions disponibles. Vous pouvez faire l’appel dans les équipes auxquelles vous êtes affecté. Les actions permettant de déplacer ou d’annuler une séance et Personnel de la séance n’apparaissent que si vous avez l’autorisation de modifier le calendrier ; consulter le calendrier ne donne pas cette autorisation. Avec Personnel de la séance, vous remplacez, retirez ou ajoutez une personne pour cette séance uniquement, comme depuis le panneau : Organisez le calendrier des entraînements. Si vous n’avez accès qu’à cette séance, l’effectif de l’équipe, ses musiques et ses registres n’apparaissent pas. Lorsque vous déplacez ou annulez, cochez Prévenir les familles si vous souhaitez leur envoyer un avis : un message est proposé et vous pouvez le modifier. Si vous ne la cochez pas, les familles ne reçoivent aucun avis.

Si votre club a activé l’espace d’entraînement et que la gestion a préparé la séance, vous verrez la carte Plan de l’entraînement, avec la mention « Lecture seule · se prépare depuis le panneau du club ». Elle affiche l’Objectif du jour et les blocs avec leurs heures, leurs minutes et leurs consignes. Si les blocs se terminent après la fin de la séance, un avertissement le signale ; si la séance est annulée, le plan est conservé pour consultation. Seules les personnes qui entraînent cette équipe la voient, et elle ne peut pas être modifiée depuis l’application. Si la séance n’a pas de plan préparé, la carte n’apparaît pas. La gestion le prépare comme expliqué dans Préparez l’entraînement du jour et utilisez les modèles.

Avec ce même espace activé et l’autorisation Voir les notes des athlètes, la séance affiche aussi Notes du groupe et du jour, même s’il n’y en a pas encore : les notes que le personnel a écrites pour ce groupe et les notes communes à ce jour d’entraînement, avec leur auteur. Les notes de groupe ne sont visibles que par les personnes qui entraînent ce groupe ; les notes communes du jour, par celles qui ont une séance ce jour-là. Si vous n’avez accès qu’à une séance parce que vous remplacez quelqu’un, vous voyez les notes de groupe de cette séance et les notes communes de son jour, et vous pouvez modifier les vôtres tant que dure l’accès ; vous ne voyez pas celles des autres séances de l’équipe. Vous pouvez modifier ou supprimer celles que vous avez écrites ; les autres sont en lecture seule, sauf pour le rôle d’entraîneur principal. Pour en écrire une, appuyez sur Ajouter une note, choisissez Ce groupe ou Commun au jour, saisissez le texte et appuyez sur Enregistrer la note. Avec le bouton +, vous choisissez une athlète du groupe : cette note est personnelle et s’enregistre dans sa fiche. Elles se rédigent aussi depuis le panneau du club, dans la vue En piste.

Au lieu de taper, vous pouvez appuyer sur Dicter sous le texte, parler, puis appuyer sur Arrêter : le texte s’ajoute au brouillon pour que vous le relisiez avant de l’enregistrer. À côté de Dicter, vous choisissez la langue : espagnol, anglais, français, italien, allemand, néerlandais ou polonais. Chaque dictée dure 2 minutes au maximum et, si vous fermez l’éditeur pendant l’enregistrement, l’enregistrement est abandonné. La première fois, le téléphone télécharge le modèle vocal (environ 18 Mo). La voix est transcrite sur le téléphone lui-même : l’audio n’est envoyé à aucun serveur et n’est pas conservé. Si le téléphone ne peut pas exécuter la dictée ou si le micro a été refusé, Dicter n’apparaît pas.

Sous les notes se trouvent les Enregistrements du groupe, avec la même autorisation. Choisissez un type, comme « Justaucorps », et vous verrez chaque athlète actuelle du groupe avec son dernier enregistrement de ce type, sa date et combien elle en a, ou Aucun enregistrement. Avec + Type, vous saisissez un nouveau type. Appuyez sur le + d’une athlète pour lui ajouter un enregistrement de ce type : saisissez ou dictez le texte et appuyez sur Enregistrer. Il est enregistré avec la date du jour. Appuyez sur son nom pour ouvrir sa fiche.

4. Consultez les équipes et l’effectif

Dans Équipes, ouvrez le groupe et consultez son effectif. Les photos privées ne sont affichées que pour les athlètes d’équipes auxquelles vous êtes affecté et pour lesquelles une autorisation interne valide existe ; sinon, leurs initiales s’affichent. Sélectionnez une personne pour consulter les informations autorisées par votre rôle.

Le téléphone, l’adresse e-mail et les actions d’appel, WhatsApp et de copie du numéro nécessitent Voir les coordonnées du tuteur. Enregistrer les paiements en espèces permet d’ouvrir les informations de base d’une fiche depuis un paiement, mais ne donne pas accès aux coordonnées ni aux sections santé, présence, étiquettes ou notes en dehors de vos équipes. Si l’autorisation de paiement est retirée, cette voie de consultation n’est plus disponible ; la fiche habituelle reste accessible si la personne appartient à l’une de vos équipes.

Si, lors de l’actualisation de l’effectif, le club refuse votre accès à l’équipe, l’application masque également les informations enregistrées et leurs actions. Une interruption du réseau n’est pas équivalente à ce refus : les données déjà chargées peuvent rester utilisables hors ligne.

Notes de l’entraîneur nécessite, en plus de l’affectation à l’équipe, l’autorisation Voir les notes des athlètes. Elle est activée par défaut pour les rôles de terrain et désactivée pour Administration et Bénévole ; le club peut la modifier pour chaque personne. Sans cette autorisation, la fiche n’affiche pas la section des notes.

Les notes acceptent jusqu’à 8000 caractères et s’affichent en entier. Sur les vôtres apparaissent Modifier et Supprimer ; si votre rôle est entraîneur principal, ces commandes apparaissent aussi sur celles des autres membres du personnel, et la modification est enregistrée dans l’activité du club. Avec la même autorisation, la fiche affiche Enregistrements : des données par type, comme « Justaucorps » ou « Contrôle ». Pour en créer un, appuyez sur Ajouter un enregistrement, saisissez le type ou choisissez-en un déjà utilisé dans le club, saisissez ou dictez le texte et appuyez sur Enregistrer. Il est enregistré avec la date du jour et se consulte aussi depuis le panneau du club.

Les accès à Notes de l’entraîneur et Étiquettes rapides sont contrôlés séparément. Si le club en refuse un, l’application masque les données enregistrées de cette section et ferme son formulaire ou son éditeur, même s’il était déjà ouvert. Les autres sections de la fiche restent disponibles si leurs autorisations sont conservées. Hors ligne, l’application doit recevoir la réponse du club pour connaître un retrait d’accès ; une interruption temporaire du réseau conserve les notes et le brouillon déjà chargés.

Consultez les consentements de l’équipe

Dans Équipes → votre équipe, passez de Effectif à Consentements. Le nombre de l’onglet compte une seule fois chaque athlète ayant au moins un avis. La recherche et Étiquettes filtrent les deux vues.

• Signatures en attente : demandes du club non résolues et nouvelles versions de documents acceptés auparavant. Chaque ligne indique les documents manquants et s’ils sont obligatoires ou facultatifs.
• Refusés : dernière réponse négative du tuteur. Le refus d’un document facultatif ne crée pas à lui seul une signature en attente et ne bloque pas l’appel.
• Retirés : autorisations retirées par le tuteur, le cas échéant.
• Sans avis : groupe déroulant des autres athlètes. Il distingue les consentements à jour des personnes pour lesquelles aucun document n’a été demandé ; cela ne signifie pas que tous les documents du club ont été signés.

Une personne peut apparaître dans plusieurs groupes, par exemple si elle a refusé une demande puis en a reçu une nouvelle. Le compteur général ne la compte qu’une fois. Une acceptation ultérieure actualise son état ; les réponses précédentes restent dans l’historique du club.

Appuyez sur une ligne pour ouvrir le détail en mode Consultation uniquement. Vous pouvez choisir parmi plusieurs documents, lire un texte ou un PDF, consulter la version et la date de réponse et, le cas échéant, passer de la dernière réponse à la version en attente. Le lecteur PDF permet de changer de page et d’agrandir le document ; Ouvrir le PDF l’ouvre séparément. Le staff ne signe, ne refuse et n’envoie aucune demande depuis cet écran : les réponses appartiennent au tuteur et le club gère les demandes.

Le détail distingue l’état actuel, la Réponse précédente et le Contenu du document. Si le tuteur a signé une version antérieure, le message Nouvelle version en attente de signature apparaît et les deux versions sont indiquées. Voir la version de la réponse ouvre le contenu historique, identifié comme Document de la réponse précédente, sans masquer que la demande actuelle est en attente. Voir la version en attente permet de revenir au document qui attend une réponse.

Lorsque vous faites l’appel, les autorisations de photographie en attente, refusées ou retirées sont également signalées sous le nom. L’avis reste visible même si vous repliez le résumé supérieur. Consultez comment vérifier ces avis pendant l’appel.

Seuls les documents actifs liés par une réponse ou une demande à des athlètes appartenant actuellement à vos équipes du club actif sont affichés. Les indicateurs médicaux et d’utilisation des images sont conservés. La fonction est disponible dans tous les pays sans activation supplémentaire.

Hors ligne, l’avis indique la date de la dernière consultation disponible. S’il n’y a pas de données enregistrées, l’écran précise qu’elles ne peuvent pas être consultées : cela n’est pas interprété comme une absence d’avis. La lecture d’un PDF qui n’a pas été chargé auparavant peut nécessiter une connexion. Si une actualisation échoue, appuyez sur Réessayer ; lorsque vous perdez l’accès à l’équipe, ses informations de consentement ne sont plus affichées.

Consultez les présences des deux derniers mois

Dans Équipes → effectif → nom de l’athlète, la fiche affiche Présences juste sous ses informations de base. Elle couvre le mois en cours jusqu’à aujourd’hui et le mois précédent, avec les pointages confirmés des équipes auxquelles vous êtes affecté et dont l’athlète fait actuellement partie.

Le pourcentage et le nombre de séances Présente, Absente, Justifiée et En retard sont visibles d’un coup d’œil. Les calendriers associent couleurs et symboles : ✓ pour présente, × pour absente, – pour justifiée et ◷ pour en retard. Plusieurs séances le même jour sont conservées ; une même date peut donc afficher plusieurs symboles.

Appuyez sur Voir les séances sous un mois pour afficher la date, l’équipe, l’heure et l’état de chaque pointage. L’heure tient compte des changements ponctuels d’horaire indiqués dans le calendrier. Le pourcentage correspond à Présente et En retard réunies, divisées par le nombre total de séances enregistrées : les absences justifiées comptent comme des absences. Les jours sans pointage et les jours futurs ne sont pas comptés comme absences. S’il n’y a aucun pointage, cela est indiqué au lieu d’afficher 0 %.

Ce résumé ne modifie pas les présences. Pour les corriger, ouvrez la séance concernée puis Faire l’appel. Les marques enregistrées hors ligne apparaissent dans le résumé après synchronisation ; un historique qui n’a jamais été consulté doit être chargé avec une connexion. Si la consultation échoue, appuyez sur Réessayer.

La fonction est disponible dans tous les pays, sans activation supplémentaire. L’autorisation de paiement seule permet d’ouvrir les informations de base de la fiche depuis un paiement, mais le téléphone et l’e-mail nécessitent Voir les coordonnées du tuteur, et l’historique des présences reste limité à vos équipes.

Étiquettes internes de l’effectif

Le filtre Étiquettes aide à trouver des athlètes dans Effectif et Consentements. Depuis sa fiche, Étiquettes rapides permet d’attribuer les étiquettes existantes du club uniquement aux athlètes de vos équipes actives. Le gestionnaire définit le catalogue et les familles ne peuvent pas le voir.

Consultez Gérez les étiquettes rapides des athlètes pour connaître les étapes d’attribution, les filtres N’importe laquelle et Toutes, les autorisations et la récupération après une erreur d’enregistrement.

5. Vérifiez les événements

Les événements et compétitions s’ouvrent depuis Accueil ou Calendrier. Consultez le lieu, la convocation et les données sportives visibles ; la modification générale reste dans le panneau du club.

La section Résultats, avec ses commandes d’enregistrement, de partage ou de retrait de la publication, n’apparaît que si vous avez l’autorisation Enregistrer les résultats et que le sport permet des résultats. Sans cette autorisation, vous pouvez toujours consulter les informations de base et la convocation. Si le club vous retire cette autorisation, la section est masquée dès que l’application reçoit la mise à jour ; consulter un événement auparavant ne maintient pas le droit de modification.

En cas de problème

• Une équipe n’apparaît pas : demandez à l’administration de vérifier votre affectation et votre statut de membre du personnel.
• Une séance manque : vérifiez la date, le club actif et l’horaire configuré pour l’équipe.
• Vous ne pouvez pas modifier : certaines vues sont en lecture seule ou nécessitent une autorisation administrative.
• Une séance apparaît barrée : une autre personne l’assure à votre place ou vous en avez été retiré. Si vous pensez qu’il s’agit d’une erreur, parlez-en à l’administration.
• Vous ne pouvez plus ouvrir une séance que vous avez remplacée : l’accès à une séance d’une équipe qui n’est pas la vôtre se termine 7 jours après la séance, ou avant si le changement est annulé ou si la séance est annulée.
• Le plan de l’entraînement n’apparaît pas : la séance n’a pas de plan préparé, vous n’entraînez pas cette équipe ou le club n’a pas activé l’espace d’entraînement. Le plan ne se modifie pas depuis l’application.
• Une action ou les coordonnées du tuteur disparaissent : demandez à l’administration de vérifier vos autorisations spécifiques dans le club actif.
• L’application ne permet plus de consulter un effectif : demandez la vérification de votre affectation à l’équipe. Les données enregistrées ne maintiennent pas un accès refusé par le club.
• Les données semblent anciennes : vérifiez la connexion et rouvrez l’écran pour synchroniser.
• Le calendrier ne se charge pas : utilisez Réessayer dans le message d’erreur. Un mois qui n’a jamais été consulté peut nécessiter une connexion pour charger ses données.
• Une photo n’apparaît pas : elle peut ne pas exister ou ne pas être autorisée ; ne demandez pas qu’on vous l’envoie par un canal informel.
• Dicter n’apparaît pas : le téléphone ne peut pas exécuter la dictée, le micro a été refusé ou le modèle vocal n’a pas pu être téléchargé. Autorisez le micro pour l’application dans les réglages du navigateur et rouvrez-la.

Étape suivante

Pour enregistrer les présences, utilisez Faites l’appel, même hors ligne. Si vous avez l’autorisation de communication, consultez Envoyez une annonce depuis l’application staff.